2025年5月12日更新
対象機能
電子帳簿保存：電子取引
誰が利用できますか
・管理者
[電子取引履歴検索]画面にて電子取引証票保存の処理結果の表示、検証、検索等を行います。
こちらで電子取引における既定の記録項目(日付、取引先、金額)が保存されている事が確認出来ます。
保存されたファイルは全て伝票番号とVer.の関連性により確認出来ます。
目次
・一括検証
・検索条件
事前の機能設定
電子取引履歴検索を利用するユーザーへ権限設定が必要です。
[マスター]タブ＞ユーザー＞該当のユーザー＞[権限設定]にある権限設定ボタンをクリックします。
[WEB権限]の中にある[電子取引履歴データ検索]にチェックをいれ、[決定]をクリックし、[登録]をクリックすることで設定は完了です。
すべての拠点の電子取引履歴を参照することができます。
参照範囲を制限することはできません。
電子取引履歴検索の利用方法
1. 画面左上の三本線アイコン＞電子取引検索をクリックします。
「電子取引履歴検索」画面が開きます。上記【事前の機能設定】を行うことで表示されます。
2. 処理結果を確認します。
電子取引履歴検索画面に表示されるデータは全データが対象となります。
履歴検索に表示される条件は、
・一度でも支払確定を実施した （ワークフローの場合は伝票ステータスが「完了」（最終承認が完了）になった）
・電子取引証票が添付された
伝票です。
※伝票を削除しても、上記条件に当てはまった場合は履歴を残し続けます。
※履歴検索の表示条件を満たした後、画面への反映には数分かかる場合があります。
項目詳細
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 機能 | 機能名を表示します。(交通費精算、出張旅費、経費精算、支払依頼、海外出張精算、ワークフロー) ※ワークフローはマウスオーバーによりワークフロー区分を表示 |
| 伝票No | 伝票Noを表示します。クリックすると伝票内容を参照します。 ※会計ソフトと連携の際、一連番号になります。 |
| 行番号 | ファイルが添付されている明細行の番号を表示します。 |
| Ver | ・保存されたファイルに対して訂正・削除された履歴はVer表示され、元の履歴はそのまま残し、新たな履歴として第2版、次は第3版とVerが更新されます。 （元のVer.が[0]の場合、新たなVer.は[1]となります） ・バージョンが更新されるのは以下のパターンです。 →確定後に取り消しし、証票が紐づく明細（支払依頼の場合は伝票）の内容（日付、金額、発行元／取引先のいずれか）を変更して再確定する →確定後に取り消しし、証票を差し替えて再確定する ・履歴検索の表示条件を満たした後、画面への反映には数分かかる場合があります。 反映前にファイルに対して訂正・削除された場合、Verは積まれません。 |
| 入力元 | 作成した明細の入力元をアイコンで示します。 |
| ファイル区分 |
・ファイルの種類をアイコンで表示します。クリックすると添付した証票を表示します。
※アイコンをクリックすると、ポップアップで証票を表示します。 表示された画像はPCの機能によって表示サイズの変更が可能です。また出力するプリンターの設定で印刷したサイズの変更も可能です。 ※[管理]タブ＞各機能（交通費精算、出張申請・出張精算、経費申請・経費精算）＞[領収書添付利用]が有効になっている場合、 |
| 取引日 | 証票登録画面の取引日を表示します。 ※証票登録画面に取引日が登録されていない場合、伝票明細の取引日を表示。 （支払依頼の場合、証票登録画面の取引日を表示します。 証票登録画面に取引日が登録されていない場合、伝票の取引日を表示します。） |
| 金額 | 明細に入力した[金額]を表示します。 (支払依頼では[支払合計(源泉税込)]ワークフローでは[承認金額]) |
| 領収書発行元/取引先 | 明細の[領収書発行元]に入力した領収書発行者を表示します。(支払依頼では[取引先]) |
| タイムスタンプ |
正常にタイムスタンプが付与されると、タイムスタンプを付与した日時が表示されます。エラーの場合、日時は表示されません。 |
| 処理日数 |
[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿利用設定]の[業務サイクル]機能設定で指定した[業務サイクル+7日] までに発生した証票に当該期間内に付与したことを示すタイムスタンプを付与します。
|
| 登録者 | 電子取引データの明細行を作成したユーザー(支払依頼は伝票を起票したユーザー)を示します。 |
| 検証 | 正常にタイムスタンプが付与された場合に[検証]リンクが表示されます。リンクをクリックすると当該明細の[電子取引証票 検証結果詳細]画面が表示されます。付与されたタイムスタンプの検証結果の詳細を表示します。 |
| 一括検証 | [電子取引履歴検索]のデータ表示右上の[一括検証結果を表示する]チェックボックスにチェックをつけると[一括検証]項目が表示されます。 詳細は【一括検証】をご確認ください。 |
検証結果詳細
○は検証成功、×は検証エラーを表しています。
|
伝票情報 |
機能・伝票No・バージョン・伝票登録日時を表示します。 ※伝票登録日時：伝票を新規登録したタイミングの日時 |
|
| 一括検証結果 | タイムスタンプが有効であること、 タイムスタンプが付与された後に改ざんされていないことを検証します。 | |
| 長期保存情報 | PAdESの検証 | 電子署名とタイムスタンプの内容を検証します。 検証結果が〇であればタイムスタンプが付与された当時の内容が 改ざんされずに保存されていることを示します。 |
| タイムスタンプ時刻 | タイムスタンプが付与された時刻です。 | |
| 有効開始時刻 | タイムスタンプの有効期間を表しています。 この期間であれば証票の有効性が保証されています。 | |
| 有効終了時刻 | ||
| 証明書情報 | 電子署名に用いた証明書の詳細情報です。タイムスタンプの事業者名などを示します。 |
一括検証
1. 必要に応じて検索条件を指定します。
2. [一括検証結果を表示する]にチェックをつけます。
一括検証結果を表示します。
一回に表示できる検証結果の最大件数は100件です。
※表示件数の設定は画面右上人物アイコン＞個人設定＞一覧表示行数 から設定できます。
次ページにデータがある場合はページリンクをクリックして次ページを表示し、再度[一括検証結果を表示する]に チェックをつけます。この作業を最後のページまで繰り返します。
検索条件
検索条件を指定して[この条件で検索]を押下すると、該当する条件の電子取引履歴を表示します。
複数の検索条件を組み合わせて検索することができます。
[検索条件をクリア]を押下すると、 入力されている検索条件をクリアします。
※既定の記録項目(取引日、金額、領収書発行元/取引先)は電子取引履歴に登録された時に伝票Noの属性として保存されます。(Verが変わればVer毎に保存されます)
検索条件にて、どの項目を指定して検索しても、電子取引履歴に保存されている記録項目は必ず一覧に全て表示されます。
機能：ワークフローを選択した場合に表示されるワークフロー区分と申請Noを使った検索が可能です。
| 検索項目名 | 説明 |
|---|---|
| 機能 | 機能(交通費精算、出張精算、経費精算、支払依頼、海外出張精算、ワークフロー)を指定します。 |
| 伝票No | 伝票Noを指定します。前０(ゼロ)は省略して指定することができます。 |
| Ver | バージョン番号を指定します。指定した番号以上のバージョンをすべて表示します。 |
| 拠点 | 「区分マスター」の[拠点]に登録されている拠点を指定します。 |
| 取引日 | 取引日を指定します。開始日のみ指定した場合は開始日以降のデータを表示します。終了日のみを指定した場合は終了日以前のデータを表示します。開始日、終了日を指定した場合は、指定した範囲の取引日のデータを表示します。 |
| 領収書発行元/取引先 | 交通費精算、出張精算、経費精算、海外出張精算の[領収書発行元]項目に入力した領収書の発行先名称、支払依頼の[取引先]項目に入力した取引先名称を指定します。一文字から指定できます。 |
| 金額 | 金額を指定します。開始金額のみ指定した場合は、指定した金額以上のデータを表示します。終了金額のみ指定した場合は指定した金額以下のデータを表示します。開始金額、終了金額を指定した場合は、指定した範囲の金額のデータを表示します。 |
| 入力元 | 作成した明細の入力元をアイコンで示します。 |
| 登録者コード | 証票ファイル登録者のユーザーIDを指定します。IDは一文字から指定できます。 |
| 登録者 | 電子取引データの明細行を作成したユーザー(支払依頼は伝票を起票したユーザー)を示します。一文字から指定できます。 |
| タイムスタンプ | タイムスタンプ付与日を指定します。開始日のみ指定した場合は開始日以降のデータを表示します。終了日のみを指定した場合は終了日以前のデータを表示します。開始日、終了日を指定した場合は、指定した範囲のタイムスタンプ付与日のデータを表示します。 |
| 処理日数 | 処理日数を指定します。指定した処理日数以上のデータを表示します。 |
| ワークフロー区分 | ワークフロー区分を指定できます。 ※機能でワークフローを選択した際に表示されます。 |
| 申請No | ワークフローの申請Noを指定します。すべての桁の入力が必要です。 ※機能でワークフローを選択した際に表示されます。 |
【会計ソフトとの関連性を確認する方法】
連携する会計ソフト等との関連性は伝票番号になります。
伝票Noによる検索を行う事で、関連性があるファイルが保存されている伝票の番号は表示され、 会計ソフト等との関連性がないファイルが保存されている伝票や関連性がない内容の伝票の番号は「電子取引履歴検索」画面に表示されません。
関連性がない伝票の内容を確認したい場合は、各精算機能の伝票一覧画面で確認ができます。
また電子取引ファイルとして履歴に保存されたファイルが、 最終的に会計ソフトとの関連に至ったかの判定は伝票番号をクリックして頂き、表示された伝票の状態が「完了」のものは関連されております。
「完了」以外の状態のものは、会計ソフトとの関連性が未完の状態です。
※連携する会計ソフト側の設定等で、会計ソフト側にて属性である伝票番号が確認出来ない場合、 属性である伝票番号の伝票内容には既定の記録項目の他に計上日や支払日、入力された項目 (支払者、負担部門等)が登録されておりますので、会計ソフト側にてこれらの項目による該当内容の検索を行う事で関連性が確認できます。
履歴の確認
・訂正年月日
→同一伝票番号のVer.が一番大きい番号が最新となりますので、最新Ver.以下のファイルは 訂正されたものになります。訂正された年月日は該当Ver.の「登録日時」にて確認出来ます。
・実施担当者
→実施担当者は、電子取引履歴検索画面の「登録者」になります。
※一度電子取引の履歴が作成されたデータは削除されません。 上記の訂正による管理により、すべて伝票番号とVer.にて保存されます。
保存ファイルデータの内容確認
保存されたファイルデータの内容を確認する際、ディスプレイやプリンターを 利用して表示させる事が出来ますが、表示する為の要件は下記になります。 (ディスプレイに表示)
以下を満たすディスプレイで表示が出来ます。
・サイズ: 14inch(35cm)以上
・カラー: RGB256階調相当以上
(ディスプレイに表示された内容の拡大・縮小)
表示されたファイルはズームイン、ズームアウトで拡大・縮小出来ます。
(プリンターに印刷) 以下を満たすプリンタで印刷が出来ます。
・解像度: 200dpi以上
・カラー: RGB256階調相当以上
(プリンターに印刷する際の拡大・縮小)
・等倍のまま、200dpi+RGB256階調以上で紙に印刷出来ます。
・レシート大の原稿について、市販のプリンタで最小用紙サイズまで拡大して 紙に印刷出来ます。
・想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、 ページ全体を明瞭さを保ったまま１枚の紙に印刷出来ます。