スキャナ保存履歴検索 – HRMOS経費サポートサイト

対象機能
電子帳簿保存：スキャナ保存（オプション）

誰が利用できますか
管理者

概要

[スキャナ保存履歴検索]画面にてスキャナ保存の処理結果の表示、検証、検索等を行います。
こちらでスキャナ保存における既定の記録項目(日付、取引先、金額)が保存されている事が確認出来ます。
保存されたファイルは全て伝票番号とVer.の関連性により確認出来ます。本画面は主に税務調査時に必要となる画面です。

事前の機能設定

スキャナ保存履歴検索を利用させたいユーザーへ権限設定が必要です。
[マスター]タブ＞ユーザー＞該当のユーザー＞[権限設定]にある権限設定ボタンをクリックします。
[WEB権限]の中にある[スキャナ保存履歴データ検索]にチェックをいれ、[決定]をクリックし、[登録]をクリックすることで設定は完了です。

～注意～
すべての拠点のスキャナ保存履歴を参照することができます。参照範囲を制限することはできません。

スキャナ保存履歴検索の利用方法

1. 画面左上三本線アイコン＞[スキャナ保存履歴検索]をクリックします。

「スキャナ保存履歴検索」画面が開きます。

2. 処理結果を確認します。

スキャナ保存履歴検索画面に表示されるデータは全データが対象となります。
履歴検索に表示される条件は、
・一度でも支払確定を実施した（ワークフローの場合は伝票ステータスが「完了」になった）
・スキャナ保存ファイルが添付された
伝票です。
※伝票を削除しても、上記条件に当てはまった場合は履歴を残し続けます。
※履歴検索の表示条件を満たした後、画面への反映には数分かかる場合があります。

項目詳細

項目名	説明
機能	「HRMOS経費」の機能名を表示します。(交通費精算、出張精算、経費精算、支払依頼、海外出張精算) ※支払依頼は請求書、それ以外は領収書の機能になります。
伝票No	伝票Noを表示します。クリックすると伝票内容を参照します。 ※会計ソフトと連携の際、一連番号になります。
Ver	保存されたファイルに対して訂正・削除された履歴はVer表示され、元の履歴はそのまま残し、新たな履歴として第2版、次は第3版とVerが更新されます。（元のVer.が[0]の場合、新たなVer.は[1]となります）履歴検索の表示条件を満たした後、画面への反映には数分かかる場合があります。反映前にファイルに対して訂正・削除された場合、Verは積まれません。
スキャナ区分	スキャニング機器の種類をアイコン(スキャナ→スキャナアイコン、アプリ→スマートフォンアイコン)で表示します。クリックすると添付したPDFファイルを表示します。 ※アイコンをクリックすると、ポップアップで証票を表示します。表示された画像はPCの機能によって表示サイズ変更可。また出力するプリンターの設定で印刷したサイズの変更可。
照合者※1	現在は使用しない項目です。 ※「すべての内容を表示」にチェックを入れると、X14以前(令和3年度法改正前)に運用していた際の照合者が表示されます。 PDFファイルと原本書類が同等であることを確認したユーザーを表示します。
取引日	取引日を表示します。（伝票の明細にある「日付」が表示されます。支払依頼では伝票ヘッダーの[取引日]が表示されます。） ※スマートフォンアプリでスキャニングした場合、取引先はOCR機能で証票から読み取った取引日(もしくは読み取れなかった場合は手動で入力した取引日)が表示されます。(明細日付とは異なります。)
金額	明細に入力した[金額]を表示します。(支払依頼では[支払合計(源泉税込)])
領収書発行元/取引先	明細の[領収書発行元]に入力した領収書発行者を表示します。(支払依頼では[取引先])
操作者	スキャナ保存ファイルを伝票に添付したユーザーを表示します。
タイムスタンプ	正常にタイムスタンプが付与されると、タイムスタンプを付与した日時が表示されます。エラーの場合、日時は表示されません。
処理日数	[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿利用設定]の[業務サイクル]機能設定で指定した[業務サイクル+９日]までに発生した証票に当該期間内に付与したことを示すタイムスタンプを付与します。 ※業務サイクル+９日とは電子帳簿保存法の要件である「タイムスタンプの付与期間は最長約2か月と概ね7営業日以内」であることと土日を考慮し、計9日を固定で計上しています。法的要件である入力期限内にタイムスタンプを付与していない可能性がある場合に、期限を過ぎた日数を赤文字で表示します。入力期限内にタイムスタンプを付与した場合は、本項目には何も表示されません。 ―入力期限の算出― 処理日数＝A－（B＋C（月）＋9（日）） A＝タイムスタンプ日付 B＝取引日の年月と[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿利用設定]の[電子帳簿保存締日]を組み合わせた日付 C＝[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿利用設定]の[業務サイクル]から－１した数値（月数）例：タイムスタンプ日付：7月10日　　取引日年月：2023年6月　　[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿利用設定]の[電子帳簿保存締日]を　　「31（月末）」と設定　　機能設定[締日]：月末　　[業務サイクル]を1か月と設定 6月1日～6月30日までの期間に発生した証票に対して6月1日～7月9日までの間にタイムスタンプを付与する必要があります。よってこの場合入力期限は7月9日となり、7月10日にタイムスタンプを付与した場合、[処理日数]に “１”と表示されます。 ―処理期限日を過ぎてタイムスタンプを付与した場合－処理期限日を過ぎて処理した場合は処理期限日を０として経過した日数が赤文字で表示されます。処理日数が表示されている場合、特別な事由がない限り電子帳簿保存法の要件違反の可能性がありますのでお客様の運用規定を参照して領収書の原紙書類は破棄せずに保管してください。 ※特別な事由とは、遠地出張のため伝票を処理できないなど当事者が物理的に処理することができない状況を指します。特別な事由の判断につきましては所轄税務署にご確認ください。
登録日時	履歴が作成された日が表示されます。
検証	正常にタイムスタンプが付与された場合に[検証]リンクが表示されます。リンクをクリックすると当該明細の[スキャナ保存検証結果詳細]画面が表示されます。付与されたタイムスタンプの検証結果の詳細を表示します。
一括検証	[スキャナ保存履歴検索]のデータ表示右上の[一括検証結果を表示する]チェックボックスにチェックをつけると[一括検証]項目が表示されます。詳細は【一括検証】をご確認ください。

検証結果詳細

○は検証成功、×は検証エラーを表しています。

伝票情報		機能・伝票No・バージョン・伝票登録日時を表示します。 ※伝票登録日時：伝票を新規登録したタイミングの日時
一括検証結果	長期保存情報	タイムスタンプが有効であること、タイムスタンプが付与された後に改ざんされていないことを検証します。
	延長保存情報	使用しない項目です。タイムスタンプの延長処理が、長期保存処理同様有効であること、延長タイムスタンプが付与された後に改ざんされていないことを検証します。
	画像情報	解像度(200dpi相当以上)、階調(フルカラー)、書類の大きさを検証します。
長期保存情報	PAdESの検証	電子署名とタイムスタンプの内容を検証します。検証結果が〇であればタイムスタンプが付与された当時の内容が改ざんされずに保存されていることを示します。
	タイムスタンプ時刻	タイムスタンプが付与された時刻です。
	有効開始時刻	タイムスタンプの有効期間を表しています。この期間であれば証票の有効性が保証されています。
	有効終了時刻	タイムスタンプの有効期間を表しています。この期間であれば証票の有効性が保証されています。
	証明書情報	電子署名に用いた証明書の詳細情報です。タイムスタンプの事業者名などを示します。
画像情報	解像度情報カラーモデル階調ページサイズ	電子帳簿保存法の要件が満たされているか検証した詳細結果を表示します。

一括検証

処理されたデータの正当性を一括で検証します。税務調査時等に必要となる機能です。

1. 必要に応じて検索条件を指定します。

検索条件に該当するスキャナ保存履歴が表示されます。

2. [一括検証結果を表示する]にチェックをつけます。

一括検証結果を表示します。○は検証成功、×は検証エラーを表しています。
一回に表示できる検証結果の最大件数は100件です。

※表示件数の設定は、画面右上人物アイコン＞個人設定＞一覧表示行数　から設定できます。

次ページにデータがある場合はページリンクをクリックして次ページを表示し、再度[一括検証結果を表示する]にチェックをつけます。この作業を最後のページまで繰り返します。

検索条件

検索条件を指定して[この条件で検索]を押下すると、該当する条件のスキャナ保存履歴を表示します。複数の検索条件を組み合わせて検索することができます。
[検索条件をクリア]を押下すると、入力されている検索条件をクリアします。
※検索条件に値を何も指定しないで検索する事は可能です。その場合すべてのデータが対象となり表示されます。
※既定の記録項目(取引日、金額、領収書発行元/取引先)はスキャナ保存履歴に登録された時に伝票Noの属性として保存されます。(Verが変わればVer毎に保存されます)
検索条件にて、どの項目を指定して検索しても、スキャナ保存履歴に保存されている記録項目は必ず一覧に全て表示されます。


検索項目名	説明
機能	機能(交通費精算、出張精算、経費精算、支払依頼、海外出張精算)を指定します。
伝票No	伝票Noを指定します。前０(ゼロ)は省略して指定することができます。
Ver	バージョン番号を指定します。指定した番号以上のバージョンをすべて表示します。
拠点	「区分マスター」の[拠点]に登録されている拠点を指定します。
取引日	取引日を指定します。開始日のみ指定した場合は開始日以降のデータを表示します。終了日のみを指定した場合は終了日以前のデータを表示します。開始日、終了日を指定した場合は、指定した範囲の取引日のデータを表示します。
領収書発行元/取引先	交通費精算、出張精算、経費精算、海外出張精算の[領収書発行元]項目に入力した領収書の発行先名称、支払依頼の[取引先]項目に入力した取引先名称を指定します。一文字から指定できます。
金額	金額を指定します。開始金額のみ指定した場合は、指定した金額以上のデータを表示します。終了金額のみ指定した場合は指定した金額以下のデータを表示します。開始金額、終了金額を指定した場合は、指定した範囲の金額のデータを表示します。
処理日数	処理日数を指定します。指定した処理日数以上のデータを表示します。
タイムスタンプ	タイムスタンプ付与日を指定します。開始日のみ指定した場合は開始日以降のデータを表示します。終了日のみを指定した場合は終了日以前のデータを表示します。開始日、終了日を指定した場合は、指定した範囲のタイムスタンプ付与日のデータを表示します。
操作者コード	操作者のユーザーID、氏名を指定します。氏名は一文字から指定できます。
操作者	スキャナ保存ファイルの添付者を指定します。一文字から指定できます。

CSV出力

税務調査時等にCSVファイルでデータを要求された際に指定した期間のスキャナ保存履歴をCSV出力します。[取引日]または[タイムスタンプ(付与日)]を１年以内に指定します。
指定した期間に該当するスキャナ保存履歴がCSVの出力対象となります。
[CSV出力]ボタンを押下し、指定したパスへCSVファイル（初期値のファイル名：EBScan.csv）を出力します。

※[取引日][ タイムスタンプ(付与日)]の両方に日付を指定した場合、両方の条件を満たすスキャナ保存履歴が出力対象となります。

【会計ソフトとの関連性を確認する方法】
連携する会計ソフト等との関連性は伝票番号になります。伝票Noによる検索を行う事で、関連性があるファイルが保存されている伝票の番号は表示され、会計ソフト等との関連性がないファイルが保存されている伝票や関連性がない内容の伝票の番号は「スキャナ保存履歴検索」画面に表示されません。

関連性がない伝票の内容を確認したい場合は、各精算機能の伝票一覧画面で確認ができます。

またスキャナ保存ファイルとして履歴に保存されたファイルが、最終的に会計ソフトとの関連に至ったかの判定は伝票番号をクリックして頂き、表示された伝票の状態が「完了」のものは関連されております。
「完了」以外の状態のものは、会計ソフトとの関連性が未完の状態です。
※連携する会計ソフト側の設定等で、会計ソフト側にて属性である伝票番号が確認出来ない場合、属性である伝票番号の伝票内容には既定の記録項目の他に計上日や支払日、入力された項目 (支払者、負担部門等)が登録されておりますので、会計ソフト側にてこれらの項目による該当内容の検索を行う事で関連性が確認できます。

履歴の確認

・訂正年月日
→同一伝票番号のVer.が一番大きい番号が最新となりますので、最新Ver.以下のファイルは訂正されたものになります。訂正された年月日は該当Ver.の「登録日時」にて確認出来ます。

・実施担当者
→実施担当者を確認するには、該当Ver.の伝票Noをクリックして頂くと、伝票が表示され、更新者が右上に表示されますので、こちらが実施担当者となります。

※一度スキャナ保存の履歴が作成されたデータは削除されません。上記の訂正による管理により、すべて伝票番号とVer.にて保存されます。

保存ファイルデータの内容確認

保存されたファイルデータの内容を確認する際、ディスプレイやプリンターを利用して表示させる事が出来ますが、表示する為の要件は下記になります。

(ディスプレイに表示)
以下を満たすディスプレイで表示が出来ます。
・サイズ: 14inch(35cm)以上
・カラー: RGB256階調相当以上

(ディスプレイに表示された内容の拡大・縮小)
表示されたファイルはズームイン、ズームアウトで拡大・縮小出来ます。

(プリンターに印刷)
以下を満たすプリンタで印刷が出来ます。
・解像度: 200dpi以上
・カラー: RGB256階調相当以上

(プリンターに印刷する際の拡大・縮小)
・等倍のまま、200dpi+RGB256階調以上で紙に印刷出来ます。
・レシート大の原稿について、市販のプリンタで最小用紙サイズまで拡大して紙に印刷出来ます。
・想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、ページ全体を明瞭さを保ったまま１枚の紙に印刷出来ます。

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