対象機能
・支払依頼
※別途「請求書AI-OCR（オプション）」のご契約が必要です。
※オンプレミス版は対象外です。
誰が利用できますか
・作成 ：管理者、「受信メールトレイ作成権限」を付与されたユーザー
・その他：管理者、トレイの各役割に設定されたユーザー
この画面では、
請求書を受け取るための「受信メールトレイ」の作成、編集ができます。
目次
トレイ新規作成項目
No. |
画面表示名 | 桁(半角)/字数 | 説明 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
1 |
トレイ名 | 200 | 用途がわかる名称を入力（例：営業部請求書受取、取引先A社用など） | |
2 |
所有者 | - | トレイの管理・設定を行うユーザーを選択 |
［請求書PDF一覧］画面では「取込者」として表示されます。 １名のみ設定可。 |
3 |
請求書OCRの読み取り範囲 | - | 「1ページ目のみ」または「全ページ」から選択 | 「読み取らない」は、OCR読み取り前提の機能なので選択肢にありません。 |
4 |
専用メールアドレス | - | トレイ保存後に自動発行される |
・新規作成時点では未発行です。 ・形式は inbox-{ランダム文字列}@exp.hrmos.co となります。
※［無効化］［再発行］については表下のご案内を確認してください。 |
5 |
参照者 | - | 「トレイの管理画面」や「トレイに届いた請求書」を閲覧できるユーザーを選択 |
「参照者」および「デフォルト申請者」の項目の変更が可能。 登録人数に制限はありません。 |
6 |
デフォルト申請者 | トレイに届いた請求書ファイルを使って支払依頼を起票できるユーザーを選択 |
［電子取証票ファイル管理］画面では「受領者」として表示されます。 １名のみ設定が可能です。 |
|
7 |
備考 | 1000 | トレイに関するメモを入力 |
※受信メールトレイの新規作成は、「システム管理者」または「［受信メールトレイ作成権限］が付与されているユーザー」のみです。
※受信メールトレイの作成数に制限はありません。
■専用メールアドレスの［無効化］と［再発行］
一度作成した［受信メールトレイ］は削除することができません。
もし、トレイの作成後や取引先への共有後に、事情があって利用を止めたい場合は、
発行された［専用メールアドレス］の［無効化］や［再発行］を実施してください。
▼［無効化］とは
その専用メールアドレスでは、請求書を受信できなくなります。
［無効化］中の専用メールアドレス宛に請求書が送信されても、［受信メール履歴］には表示されず、
送信元（請求書発行元）にメール送信失敗の旨の通知もありませんのでご注意ください。
なお、改めて［有効化］することで、再度同じメールアドレスで請求書を受信できるようになります。
▼［再発行］とは
当該のトレイに新しい専用メールアドレスが発行されます。
それまで利用していた古い専用メールアドレスは使用できなくなります。
再度有効化もできません。
［再発行］後は、古い専用メールアドレス宛に請求書が送信されても、
［受信メール履歴］には表示されず、
送信元（請求書発行元）にメール送信失敗の旨の通知もありませんのでご注意ください。
▼補足
請求書受取機能のご利用には「請求書AI-OCR（オプション）」のご契約が必要です。
オプションを解約された場合、
それまでに作成した［受信メールトレイ］に紐づく［専用メールアドレス］は、自動で無効化されますのでご注意ください。
トレイ一覧表の項目
No. |
画面表示名 | 説明 |
|---|---|---|
1 |
トレイ名 | 設定したトレイ名が表示されます。 |
2 |
専用メールアドレス | 請求書受信のために発行された、専用メールアドレスが表示されます。 |
3 |
状態（有効/無効） |
「専用メールアドレス」の受信可否の状態が表示されます。 ・有効：受信が可能です。 ・無効：受信できません。 |
4 |
所有者 | 設定した所有者が表示されます。 |
5 |
参照者 | 設定した参照者の人数が表示されます。 |
6 |
デフォルト申請者 | 設定したデフォルト申請者が表示されます。 |
7 |
最終更新日時 | 当該のトレイが最後に更新された日時が表示されます。 |
検索項目
No. |
画面表示名 | 説明 |
|---|---|---|
1 |
キーワード | ［トレイ名］と［専用メールアドレス］を対象にキーワード検索が可能です。 |
2 |
状態 | ［有効のみ／無効のみ／すべて］から選択します。 |
3 |
所有者 | ユーザーIDで検索が可能です。 |
4 |
参照者 | |
5 |
デフォルト申請者 |
役割による操作可能範囲の違い
ユーザー（役割） |
トレイの参照 |
設定の編集・削除 |
備考 |
|---|---|---|---|
管理者 |
◯ |
◯ |
管理者権限により、所有者と同等の操作が可能です。 |
所有者 |
◯ |
◯ |
トレイの設定など全ての操作が可能です。 |
参照者 |
◯ |
△ |
「参照者」および「デフォルト申請者」の項目のみ変更可能です。 所有者が不在の際に、トレイのメンテナンスが可能です。 |
デフォルト申請者 |
◯ |
✕ |
トレイの設定内容は閲覧できますが、変更はできません。 |
▼ご注意点
トレイに設定した［所有者］または［デフォルト申請者］を変更する前にユーザーマスターから当該のユーザーを削除してしまうと、そのトレイ宛に送信されたメールは正しく処理されず、ステータスが［失敗］となります。
トレイに設定済みのユーザーが退職されるなど、変更が必要な場合は、
早めに［所有者］または［デフォルト申請者］の変更をお願い致します。