承認フローの登録、編集、削除を行います。承認フローはユーザー別、部門別、役職別、プロジェクト別、伝票区分別、金額で設定できます。承認者は最大10階層まで設定できます。
※マスターデータの登録、編集、検索、削除等の操作につきましては「マスター共通操作」をご覧ください。
目次
- 承認フローマスター(一般)
承認フローマスター(一般)入力項目詳細
部門マスターに対応した、部門コードを選択。（事前に部門マスターへの登録が必要） 部門単位の承認ルートを登録することができます。
| No | Excel出力項目名 | 桁(半角)/字数 | データ型 | 必須 | 説明（Ｅ→Excel取込時の入力形式） | 用途 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ID | 5 | 数値 | ● |
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| 2 | 伝票区分 | 3 | 数値 |
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承認ルートをカテゴライズするための区分です。伝票区分ごとの承認ルートを設定することができます。 | |
| 3 | ユーザー | 10 | 文字 | ユーザーマスターに対応した、ユーザーIDを選択。（事前にユーザーマスターへの登録が必要） | ユーザー単位の承認ルートを登録することができます。 | |
| 4 | 部門 | 7 | 文字 | 部門マスターに対応した、部門コードを選択。（事前に部門マスターへの登録が必要） | 部門単位の承認ルートを登録することができます。 | |
| 5 | 役職 | 3 | 数値 | Ｅ）区分マスターに対応した役職コードを選択。（事前に区分マスター（役職）への登録が必要）( 1 〜 255 )の範囲で登録。 | 部門毎（プロジェクト毎）に役職単位の承認ルートを登録することができます。 | |
| 6 | プロジェクト | 15 | 文字 | プロジェクトマスターに対応した、プロジェクトコードを選択。（事前にプロジェクトマスターへの登録が必要） | プロジェクト単位の承認ルートを登録することができます。 | |
| 7 | 金額 | 14 | 数値 | 承認が必要な金額を入力。（ 0 〜 99,999,999,999,999 ）の範囲で登録。 |
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| 8 | プログラムID | 15 | 文字 |
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機能毎に承認ルートを設定します。 | |
| 9 | 承認者1〜10 | 10 | 文字 | ユーザーマスターに対応した承認者のユーザーIDを選択。（事前にユーザーマスターへの登録が必要） |
承認者を最大10階層まで登録できます。 ※同じ承認階層に承認者と承認グループと役職を設定することはできません。
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| 10 | 承認グループ1〜10 | 3 | 数値 |
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| 11 | 承認役職1~10 | 3 | 数値 | Ｅ）区分マスターに対応した役職コードを選択。（事前に区分マスター（役職）への登録が必要）( 1 〜 255 )の範囲で登録。 |
部門内で役職単位に承認者を設定することができます。本機能を利用する場合はNo.11：承認役職とNo.12：承認部門をセットで設定を行います。 ※役職のみ設定（承認部門ブランク）した場合の承認部門情報の持ち方
承認フローマスターに部門を設定している場合 (部門ルート)は、No.4：部門情報を保持します。 ※承認フローマスター をプロジェクトルートで設定している場合は、No.12：承認部門の登録は必須
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| 12 | 承認部門1~10 | 7 | 文字 | 部門マスターに対応した、部門コードを選択。（事前に部門マスターへの登録が必要） | ||
| 13 | 備考 | 50 | 文字 | 承認者検索画面にて表示される承認ルートに対しての備考を登録。 | ||
| 14 | 備考(英語) | 50 | 文字 | ※英語利用時のみ適用。 |
部門と役職をセットで条件とすることで、各役職ごとの承認ルートを設定（役職未設定の場合は既存の部門別のルートと同じ動き）
承認ルート登録例
各承認対象（ユーザー、部門、役職、プロジェクト、金額、伝票区分）別の承認ルートと承認者の設定例です。承認対象は対象となる項目のみを設定します。２つ以上の承認対象を組み合わせて設定することも可能です。
例えば、部門ごとに承認ルートを設定する場合は、部門のみを入力します。（ユーザー、役職、プロジェクト、金額項目は空欄にします）同様に一つの承認対象を設定した場合はその他の承認対象を空欄にします。２つ以上の承認対象を組み合わせて設定する場合は以下の通りとなります。
| 承認ルート(機能設定) | 優先順位 | 伝票区分 | ユーザー | 部門 | 役職 | プロジェクト |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ユーザーごとの承認ルートを優先してなければ部門 | 1 | ○ | ○ | |||
| 2 | ○ | ○ | ○ | |||
| 3 | ○ | ○ | ||||
| 4 | ○ | |||||
| 5 | ○ | ○ | ||||
| 6 | ○ | |||||
| ユーザー | 1 | ○ | ○ | |||
| 2 | ○ | |||||
| 部門 | 1 | ○ | ○ | ○ | ||
| 2 | ○ | ○ | ||||
| 3 | ○ | ○ | ||||
| 4 | ○ | |||||
| プロジェクト ※［振替伝票機能］では承認ルートをプロジェクトで組むことができません。 |
1 | ○ | ○ | ○ | ||
| 2 | ○ | ○ | ||||
| 3 | ○ | ○ | ○ | |||
| 4 | ○ | ○ | ||||
| 5 | ○ | |||||
| 6 | ○ | ○ | ||||
| 7 | ○ | ○ | ||||
| 8 | ○ |
※承認ルートの設定は機能設定：対象機能の【承認設定】承認ルート から行えます。
※伝票区分は、経費申請、経費精算、支払依頼でのみ考慮されます。それ以外の機能では[プログラムID]にて使用する設定になっていても伝票区分が設定されているルートは使用されません。
※有効な組み合わせ以外の承認フローを登録することはできません。
《金額ルートについて》
・金額ルートを設定する場合、設定する金額は下限額となります。
・100,000と入力すると金額が100,000円以上の伝票に対して承認フローが適用されます。
・金額を設定した承認ルートを適用するには、設定した金額未満のケースで適用される同一の承認ルートを通常ルートとして登録しておく必要があります。
・金額ルートの取得は、登録されている承認ルートの優先順位が上位のルートから検索し、金額ルートが登録されていれば、当該金額ルートを取得します。
・金額ルートが登録されてなく通常ルートが登録されていれば当該通常ルートを取得します。
・金額ルートも通常ルートも登録されていない場合、次の優先順位のルートを検索します。
機能別承認フローの適用設定
承認フローを機能別に設定します。[プログラムID]画面でチェックをつけた機能にて当該承認フローが適用されます。
1. [承認フローマスター]の[プログラムID]項目横の虫眼鏡マークをクリックします。
[プログラムID]画面が表示されます。
2. 当該承認フローを適用する機能にチェックをつけて選択した内容を転記するボタンをクリックします。
[プログラムID]画面を閉じます。
※[閉じる]ボタンをクリックすると編集した内容をキャンセルして[プログラムID]画面を閉じます。
3. [承認フローマスター]の[プログラムID]項目のチェックを付けたプログラムに対応する箇所が１となります。
以上で承認フローの機能別設定は完了です。
承認者の設定
いくつかのパターンを例に承認者の設定と画面表示イメージについて説明します。
パターン１ 役職を利用しない承認3階層（承認者：2 承認グループ：1）の場合
機能設定：共通【承認関連】承認階層数が４に設定されていて、実際には３階層で利用する場合、[承認マスター]にて下図のように登録します。
※承認は承認階層の１から順に登録した場合、伝票入力画面に表示される承認欄が右詰め、伝票一覧画面の承認欄が左詰めで表示されます。ただし１から順に登録した場合、運用途中で承認階層を減らすと承認階層の１から順に使用不可となるため、承認者/承認グループの再登録が必要となる可能性がありますのでご注意ください。
伝票入力画面の承認欄
承認後の伝票一覧画面の承認欄
※[承認マスター]の[承認グループ]に設定した承認グループ(本説明では[経理])の承認欄には当該承認グループに属している実際に承認した承認者名が表示されます。例：経理 → 鯨井
パターン２ 役職を利用しない承認10階層（承認者：8 承認グループ：2）の場合
機役職を利用しない承認10階層（承認者：8 承認グループ：2）の場合能設定：共通【承認関連】承認階層数が10に設定されていて、実際に10階層で利用する場合、[承認マスター]にて下図のように登録します。
伝票入力画面の承認欄
承認後の伝票一覧画面の承認欄
※[承認マスター]の[承認グループ]に設定した承認グループ(本説明では[経営管理][経理])の承認欄には当該承認グループに属している実際に承認した承認者名が表示されます。
例：経営管理 → 山口経理 → 鯨井
パターン３ 役職：なし 用の承認3階層（役職承認：２ 承認グループ：1）の場合
パターン４ 役職：課長 用の承認3階層（役職承認：1 承認グループ：1）の場合
パターン５ 部長 用の承認3階層（役職承認：0 承認グループ：1）の場合
運用途中で承認階層を減らした場合
例えば、既に承認されており、まだすべての承認が完了していない伝票が存在している状態で当該承認ルートを10階層から３階層に変更した場合、画面上では承認階層は３階層しか表示されませんが承認ルートは変更前のルートが適用されます。ただし伝票入力画面にて仮登録、編集、追加、削除等の更新を行うと変更後の承認ルートが適用されます。これ以降に作成した伝票も変更後の承認ルートが適用されます。
※既に承認がされており、まだすべての承認が完了していない伝票が存在する場合はできるだけ承認階層の変更は行わないようにすることをお奨めします。
《承認階層の登録順について》
例えば、承認階層を10階層使用しており、運用途中で３階層に変更した場合、それまで登録されていた承認階層の１〜７階層が無効となり、８〜10階層が有効となります。１階層目から順に承認者を設定していた場合は１〜７階層は無効となりますので、承認者/承認グループの再設定が必要となります。10階層目から順に承認者を設定していた場合は、承認者/承認グループに変更がなければ8〜10階層はそのまま利用することができます。
《承認階層を減らした場合のExcel取込時の注意》
例えば、承認階層を10階層使用しており、運用途中で３階層に変更した状態でExcel出力すると未使用となった残りの７階層に入力されていた承認者データも出力されます。その状態のままExcel取込みを行うとエラーとなりますので、取込み前にExcelファイルの未使用の７階層に入力されている承認者データをすべて削除してからExcel取込みを行ってください。※未使用の階層は Excel 出力時の列タイトルが "‐" （ハイフン）になります。
承認者選択設定
[承認者選択設定]は承認欄に初期値としてダミーの承認者を表示しておき、承認依頼前に起票者に適切な承認者を選択させる運用を行う場合に設定します。
- １．[ユーザーマスター]にてダミーのユーザーを作成し[印鑑名]項目に[要選択]等と入力します。
- ２．[承認フローマスター]にて当該ダミーユーザーを承認者として登録します。
- ３．当該ダミーユーザーのユーザーIDを機能設定：共通【承認関連】承認者要選択に設定します。
以上の設定により起票者が当該承認ルートの伝票を起票すると、承認欄に上記で設定した承認者が[要選択]とリンク表示され、クリックすると承認者検索画面が開いて承認者を選択することができるようになります。
経理承認欄を利用した場合の承認階層の設定
機能設定：共通【承認関連】経理欄関連→経理欄→印刷 設定を印刷するにした場合、10階層の下段５段を利用して表示します。承認階層を6階層以上使用している場合は、階層数によって使用できる経理欄は制限されます。５つの経理承認欄をすべて利用する場合は機能設定：共通【承認関連】承認階層数を５階層以下に設定してください。
代理承認者の設定について
代理承認者は[代理承認者マスター]または承認者、管理者権限を有するユーザーが[個人設定]画面にて個別に設定します。
承認者一括変更機能
複数の承認ルートに同一の承認者が登録されている状況で、当該承認者が移動や退職した場合等に各承認フローを開いて承認者となるユーザーを設定しなくても一括で新しい承認者に更新することができます。
※一括変更では機能設定：共通【承認関連】承認ルート同一設定が、同一承認者、同一承認グループを許可しない場合でも一括変更が行われます。
1. 承認フローマスター一覧の一括変更ボタンをクリックします。
[承認者一括変更]画面が表示されます。
2. 変更前の[承認者]と変更後の[承認者]を入力します。
登録確認メッセージが表示されます。承認グループを変更する場合は変更前の[グループ]と変更後の[グループ]に入力します。
※[承認者]と[グループ]を同時に変更することはできません。
3. 登録確認メッセージのはいボタンをクリックします。
承認者の変更が完了します。
※[いいえ]ボタンをクリックすると登録をキャンセルします。
※代理承認の設定は引き継がれませんので、変更後の承認者に代理承認者が設定されていない場合は、必要に応じて代理承認者を設定してください。