STEP1の【＜初期設定＞等級マスター】の設定が完了後に、
こちらの設定を進めるようにしてください。
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目次 |
概要
- 旅費規程で定められている等級に応じて、一律の宿泊費支給している場合や、
宿泊費の精算限度額がある場合に設定を行います。
- 実費で支給をしている場合は、本設定は不要となります。
「宿泊費」の活用イメージ
以下の通り、よくある規程のパターンをご用意しております。
規程のパターンに応じて設定手順が異なりますので、各パターンごとに記載している【必要な手順】と
当ページ内の【設定手順詳細】を照らし合わせて、貴社の運用に合わせた設定を行なってください。
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② 等級と特定の条件に応じて、一律の宿泊費を支給している場合 ③ 等級に応じて、宿泊費の上限額が決まっている場合 |
① 等級に応じて、一律の宿泊費を支給している場合
下記の規程イメージのように、等級に応じて特定の金額が一律で（規定の金額以下でも、超過した場合でも）、
宿泊費として支給される場合の活用イメージです。
明細登録欄の【宿泊費】の枠の右側にある をクリックするだけで、
下記の規定イメージのように制定されている申請ユーザーの等級に合わせた
宿泊費の支給額が自動で入力されます。
▼規程サンプル
| 等級名 | 宿泊費支給額 |
|---|---|
M-2 |
20,000円 |
M-1 |
18,000円 |
A-3 |
15,000円 |
A-2 |
12,000円 |
A-1 |
10,000円 |
▼画面イメージ
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このパターンで登録する場合は当ページ内『設定手順』で以下の箇所をご参照ください。 → 手順8.では、【（出張精算・海外出張精算の）宿泊費】の枠にご登録ください。 |
② 等級と特定の条件に応じて、一律の宿泊費を支給している場合
下記の規程イメージのように、「東京23区内」「政令指定都市」「それ以外の地区」で
宿泊費の支給額が変動する場合の活用イメージです。
例えば「東京23区内」に宿泊した場合、明細登録画面上の【宿泊種別】で『東京23区内』を選択し、
併せて【日当日数】を登録すると、等級 × 宿泊費規程 × 対象日数 の組み合わせに応じた宿泊費が算出され、
自動で【宿泊費】の枠に入力されます。
▼規程サンプル
| 等級名 | 宿泊費支給額 | ||
|---|---|---|---|
| 東京23区内 | 政令指定都市 | それ以外の地区 |
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M-2 |
20,000円 |
18,000円 |
15,000円 |
M-1 |
18,000円 |
15,000円 |
12,000円 |
A-3 |
15,000円 |
12,000円 |
10,000円 |
A-2 |
12,000円 |
10,000円 |
8,000円 |
A-1 |
10,000円 |
8,000円 |
6,000円 |
▼画面イメージ
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このパターンで登録する場合は当ページ内『設定手順』の、１〜８をすべてご参照ください。 → 手順8.では、金額の【（出張精算・海外出張精算の）宿泊費】の枠にご登録ください。 |
③ 等級に応じて、宿泊費の上限額が決まっている場合
（A）宿泊費が上限額以下で、実費精算をする場合
①に記載の規程イメージのように、
等級ごとに宿泊費として支給される上限金額が定められている場合の活用イメージです。
明細登録欄の【宿泊日数】を入力し、その後【宿泊費】の枠にかかった宿泊費を直接記入します。
その後、【登録】ボタンをクリックすルタイミングで、設定した上限金額との照合が行われ、
規定の上限金額を超過していた場合、エラーが表示されます。
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このパターンで登録する場合は当ページ内『設定手順』で以下の箇所をご参照ください。 → 手順8.では、【宿泊費限度額（の出張精算・海外出張精算）】の枠にご登録ください。 |
（B）宿泊費が特定の条件ごとに定められている上限額以下で、実費精算をする場合
②に記載の規程イメージのように、「東京23区内」「政令指定都市」「それ以外の地区」と宿泊エリアごとに
支給される宿泊費の上限額が変動する場合の活用イメージです。
例えば「東京23区内」に宿泊した場合、
明細登録画面上の【宿泊種別】で『東京23区内』を選択し、併せて【日当日数】を登録します。
すると、等級 × 宿泊費規程 × 対象日数 の組み合わせに応じた宿泊費の上限金額が自動で計算され、反映されます。
申請画面上の見た目に変わりはありませんが、規定の上限金額を超過して宿泊費を記入した場合、
エラーが表示されます。（エラー表示は③の(A)に記載の画像と同じ）
宿泊費が上限額を超え、上限額までは会社から支払い、超過分は自己負担となる場合は、
上限金額が一律の場合は③-(A)、特定の条件ごとに定められている場合は③-(B)と同様に
設定をしていただきます。その上で申請時に証票を添付いただき、精算は規程の上限額いっぱいで行っていただき、
メモ欄や備考欄に「超過分は自己負担」など記載いただき、添付の証票と精算金額の差額について
ご説明いただくような運用で、ご検討いただければと思います。
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このパターンで登録する場合は当ページ内『設定手順』の、１〜８をすべてご参照ください。 → 手順8.では、金額の【宿泊費限度額（の出張精算・海外出張精算）】の枠にご登録ください。 |
（C）便宜的に上限額の規定はあるが、実質、実費精算となっている場合
この場合は宿泊費の設定は行わず、通常の精算同様、
領収書やレシートを起点とした伝票の作成を行なっていただく運用を推奨しております。
設定手順
◯設定手順サマリ
４．”出張精算”項目、または”海外出張精算”項目の「区分」 を宿泊に設定して、登録する
◯設定手順詳細
１．［マスター］タブ＞［等級］ をクリック
２．［新規登録］をクリック
３．必須項目を入力
※用件名は申請者の方が選びやすい名称でご設定ください
４．【出張精算】、または【海外出張精算】の［区分］を「宿泊」に設定して登録
５．次に、［マスター］タブ＞［等級］ をクリック
６．設定区分で［用件別設定］を選択し、［新規登録］をクリック
【補足】宿泊種別を使用しない場合
設定区分じゃ［等級設定］のまま、登録済みの等級から、設定する等級を選択。
７．必須項目を入力
※必須項目の詳細一覧↓
| 項目名 | 桁/文字数 | 入力形式 | 補足 |
|---|---|---|---|
| 等級 | ー | リスト ボックス |
等級を選択 |
| 用件 | 半角4文字 | 文字 |
用件を選択
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【補足】宿泊種別を使用しない場合
この手順はスキップ
８．任意項目を規程に併せて入力し、［登録］を押して登録完了
※任意項目の詳細一覧↓
| 項目名 | 桁/文字数 | 入力形式 | 補足 |
|---|---|---|---|
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【出張精算】 宿泊費 |
半角7桁 | 数値 | 選択した［等級］と［用件］の組み合わせに応じた宿泊費を登録 |
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【海外出張精算】 宿泊費 |
半角7桁 | 数値 | 選択した［等級］と［用件］の組み合わせに応じた宿泊費を登録 |
【ガソリン単価】 |
半角7桁 |
数値 |
選択した［等級］に応じた1kmあたりのガソリン単価を登録
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【宿泊費限度額】 出張精算 |
半角7桁 | 数値 | 選択した［等級］と［用件］の組み合わせに応じた宿泊費限度額を登録 |
【補足】宿泊種別を使用しない場合
任意項目を規程に併せて入力し、［登録］を押して登録完了
※任意項目の詳細一覧↓
| 項目名 | 桁/文字数 | 入力形式 | 補足 |
|---|---|---|---|
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【出張精算】 宿泊費 |
半角7桁 | 数値 |
対象の等級において規程で定められた宿泊費を登録
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【海外出張精算】 宿泊費 |
半角7桁 | 数値 |
対象の等級において規程で定められた宿泊費を登録
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【宿泊費限度額】 出張精算 海外出張精算 |
半角7桁 | 数値 | 選択した［等級］と［用件］の組み合わせに応じた宿泊費限度額を登録 |
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【仮払限度額】 出張申請 海外出張申請 経費申請 |
半角7桁 | 数値 | 選択した［等級］と［用件］の組み合わせに応じた仮払金の限度額を登録 |