伝票入力画面より起票された承認済み伝票の支払確定処理(支払日、会計日の確定)を行います。
支払確定処理は[ユーザーマスター]→[権限設定]→[機能別権限]→[支払確定]にチェックがついているユーザーまたは管理者権限を持つユーザーのみ行うことができます。
目次
支払確定件数表示
支払確定待ちの伝票が存在する場合は、支払確定者のホーム画面には各機能の支払未確定の伝票件数がリンク表示されます。当該リンクをクリックすると支払確定処理画面が開きます。
※ホーム画面のリンクの件数は当該機能の支払確定処理件数です。
支払確定画面へのアクセス
通常支払確定処理を行う場合はホーム画面の[支払確定]リンクをクリックして、支払確定画面にアクセスしますが、ここではホーム画面のメニューから支払確定画面にアクセスする方法を説明しています。
1. メニューの確定をクリックします。
確定メニューが表示されます。
2. [確定メニュー]より目的の確定機能をクリックします。
確定メニューにて、各確定機能をクリックすると詳細内容と右側のサイドメニューに件数が表示されます。
※確定すべき伝票が存在する場合、機能名に緑色〇マークと件数が表示されます。
※本画面ではすべての確定メニューを表示していますが、使用権限の設定等により非表示となるメニューもあります。
支払確定画面
ホーム画面の支払確定リンクをクリックすると[支払確定]画面が開きます。支払確定の初期画面は当該支払確定者が属する拠点の支払確定処理すべき伝票件数となります。
※検索条件にて[拠点]をブランクにすればホーム画面の支払確定処理リンクと同じ件数分の支払確定処理待ち伝票が表示されます。
※画面イメージ、項目名称、ボタン等の配列は機能ごとに異なります。本マニュアルでは[交通費精算（支払確定）]を例として説明しています。
検索機能
必要に応じて各支払確定処理画面の上部の[検索入力項目]に検索文字列または数値を入力し、支払未確定伝票を絞り込んで表示します。検索条件を入力して［この条件で検索］ボタンをクリックすると検索結果が表示されます。[検索条件をクリア]ボタンをクリックすると入力した検索条件がクリアされます。
※画面イメージ、項目名称、ボタン等の配列は機能ごとに異なります。本手順では[交通費精算(支払確定)]を例として説明しています。
支払確定処理
支払確定業務は[支払確定]項目にチェックをつけて[登録]ボタンをクリックすると完了となります。
チェックをつけると設定に基づいて[支払日][会計日]の既定値が自動的にセットされます。
※画面イメージ、項目名称、ボタン等の配列は機能ごとに異なります。本手順では[交通費精算(支払確定)]を例として説明しています。
※[登録]ボタンをクリックしないと支払確定処理はキャンセルされますのでご注意ください。
操作手順詳細は、［支払確定処理方法］のサポートサイトもご参照ください。
《会計日、支払日の既定値設定について》
[会計日][支払日]項目にどの日付（空白、システム日付、支払日、申請日、承認日等）をセットするかは基本設定の［会計日設定］［支払日設定］の設定に基づきます。
※設定により［支払日］［会計日］項目が非表示になる場合があります。
《支払確定処理後の伝票内容の修正について》
支払確定処理が完了した伝票は次回より支払確定画面では表示されません。
支払確定処理した伝票を修正する必要がある場合には[支払確定取消]より該当伝票のチェックを外してください。
チェックを外すことにより、支払確定画面に伝票が再表示されます。起票者による修正が必要な場合は差戻し処理を行ってください。
全確定
表示されているすべての支払未確定の伝票を対象に一括で支払確定処理を行います。
[全確定]ボタンをクリックして[確認メッセージ]の[OK]を選択すると確定完了となります。
表示されているすべての未確定伝票に[支払確定]にチェックがつき、設定に基づいて[支払日][会計日]の既定値が自動的にセットされます。
処理されたデータの一覧は支払確定画面より非表示となります。
※全確定処理をした場合、[登録]ボタンのクリックは不要です。
仮払金継続
伝票入力画面の[出張精算][海外出張精算][経費精算]にて、仮払いを受けた金額の残金を次回の仮払い時に繰り越すことができます。繰り越し分の未精算の伝票が新しく作成されます。
※[戻入金]が発生する場合に[行追加]をすると[仮払継続]が表示されます。
※画面イメージは機能ごとに異なります。本手順では[経費精算]を例として説明しています。
伝票入力画面
伝票入力画面にて起票者が、仮払い継続をする場合に[仮払継続]にチェックをつけます。下図の例では300,000円の仮払いを受けて、259,000円を支払い、残金の41,000円が次回仮払い時に繰り越されます。
| 支払対象 | 仮払金 | 戻入 | |
|---|---|---|---|
| 金額 | 259,000 | 300,000 | 41,000 |
支払確定画面
上記伝票を[支払確定]画面で開くと「仮払金継続」にチェックがついています。支払確定処理を行うと残りの金額が未精算として繰越され、自動的に次回仮払い時に41,000円を繰り越します。
※「仮払金継続」のチェックを手動ではずし、支払確定を行うと仮払金の継続はおこなわれません。
《仮払金継続の設定について》
仮払金継続は「機能設定」により機能(出張申請、経費申請、海外出張申請)ごとに誰(起票者、経理担当者)が行うかを設定することができます。起票者が仮払金継続を行えない設定の場合、伝票入力画面にて[仮払金継続]項目は表示されません。
→ ｢管理｣タブ−｢出張申請・出張精算｣−｢ヘッダー項目設定｣−｢出張精算｣−｢仮払金継続｣
→ ｢管理｣タブ−｢経費申請・経費精算｣−｢明細項目設定｣−｢経費精算｣−｢仮払金継続｣
→ ｢管理｣タブ−｢海外出張申請・海外出張精算｣−｢ヘッダー項目設定｣−｢海外出張精算｣−｢仮払金継続｣
差戻し処理
支払確定後、精算ミスが発覚し、起票者による伝票の修正が必要な場合は、起票者へ伝票を差戻ししなければなりません。
差戻しは[支払確定取消]画面より当該伝票の支払確定のチェックを外し、[登録]ボタンをクリックすると完了となります。当該伝票は最終承認者による起票者への差戻処理が行える状態となります。
承認者より起票者に当該伝票を差し戻すことにより、起票者は当該伝票の修正が可能となります。
※支払確定処理を行う前の伝票は承認者によって起票者へ差戻し処理を行います。
差戻し処理フロー
《差戻し処理時の注意》
支払確定後、ＦＢデータまたは仕訳データ、伝票データを作成した場合、差戻した伝票に金額の修正が発生すると、修正した「HRMOS経費」伝票と出力したデータとの間で整合性が取れなくなりますのでご注意ください。
バーコード支払確定処理
支払確定処理は各支払確定画面よりバーコードを使用して行うこともできます。
印刷した申請書または精算書に印字されたバーコードを読み込み、支払確定処理を行います。支払確定画面からバーコードを読み込むと、伝票内容が明細に追加されます。
通常の支払確定処理と同様に［支払確定］にチェックがつき、設定に基づいて［支払日］［会計日］の既定値が自動的にセットされます。
※バーコードの支払確定は「バーコード支払確定」にて行うこともできます。
チェックリスト印刷
各支払確定画面より支払未確定伝票のチェックリスト(画面に表示されている支払未確定伝票)を印刷します。
[チェックリスト]ボタンをクリックすると[チェックリスト出力確認]ウィンドウが開きます。
チェックリストの明細の有無を選択することができます。[印刷]ボタンをクリックするとプレビュー画面が表示されます。
[Excelで出力]ボタンをクリックするとチェックリストの内容をExcelに出力します。
[閉じる]ボタンをクリックすると[チェックリスト出力確認]ウィンドウを閉じます。
申請書・精算書印刷
各機能の支払確定画面より申請書または精算書を印刷します。[印刷]ボタンをクリックすると表示されている件数分の申請書または精算書の印刷プレビュー画面が開きます。
最大100伝票まで一括で印刷することができます。