スキャナ保存ファイル管理 – HRMOS経費サポートサイト

対象機能
電子帳簿保存：スキャナ保存（オプション）

誰が利用できますか
管理者・承認者・申請者

複合機やスキャナでスキャニングしたPDFファイルを登録します。
「HRMOS経費アプリ」「HRMOS経費領収書撮影アプリ」にて領収書を撮影した場合は、本画面に自動的に登録されます。
※アプリでは請求書を撮影することはできません。
※証票のスキャニング方法につきましては、お客様で作成したスキャナ保存業務作業要領に該当する書類等を参照ください。

スキャナ保存ファイル管理画面

1.サイドバー＞領収書・請求書等>[スキャナ保存ファイル管理]をクリックします。

「スキャナ保存ファイル管理」画面が開きます。

※スキャナ保存のファイル登録ができるのは「スキャナ保存ファイル添付可否」にチェックがついているユーザーのみとなります。
ただしチェックがついていなくても「スキャナ保存ファイル管理」メニューは表示され、参照することはできます。
→ スキャナ保存ファイル添付者登録

※スキャナ保存のファイル登録は、伝票が起票されていなくても登録することができます。

画面左上の三本線アイコン＞[スキャナ保存ファイル管理]からも遷移できます。

遷移先は同じです。

2. [新規作成]をクリックします。

3.[取込ファイル]からアップロードするファイルを選択し必要項目を入力後、[登録]をクリックします。

入力内容が登録されます。

項目名	説明
証票区分	証票区分を表示します。領収書：交通費精算、出張精算、海外出張精算、経費精算に添付したい領収書請求書：支払依頼に添付したい請求書請求書補助書類（HRMOS経費のみ）：支払依頼の伝票に納品書や請求明細など、請求書以外で添付したいファイル
取込ファイル	証票(PDFファイル)を指定します。拡張子 pdf 以外のファイルは登録できません。登録後はファイル名がリンク表示になり、クリックするとファイルを確認できます。
受領者	必須項目です。証票の受領者を選択します。初期値はログインユーザー名が表示されます。 ※受領者の選択はブラウザ版のみ可能です。受領者に選択されても、受領者は「スキャナ保存ファイル管理」から証票の閲覧や編集はできません。伝票への添付は可能です。（例） Aさんが、受領者をBさんとしてファイルを登録 →Aさん：「スキャナ保存ファイル管理」から証票の閲覧や編集、伝票に添付が可能 →Bさん：登録されたファイルを伝票に添付が可能
取引日	ファイル添付時に検索用のキーワードとして証票に記載されている取引日を入力します。【証票区分：領収書の場合】任意項目です。【証票区分：領収書・請求書補助書類の場合】（請求書OCRの利用なし）任意項目です。（請求書OCRの利用あり）取込ファイルを登録する前は入力できません。ファイルをアップロード→[登録]をクリックすると、OCRで読み込まれ、そのあと修正ができます。
金額	ファイル添付時に検索用のキーワードとして証票に記載されている金額を入力します。小数点含む金額など外貨の入力はできません。日本円で入力してください。【証票区分：領収書の場合】任意項目です。【証票区分：領収書・請求書補助書類の場合】（請求書OCRの利用なし）任意項目です。（請求書OCRの利用あり）取込ファイルを登録する前は入力できません。ファイルをアップロード→[登録]をクリックすると、OCRで読み込まれ、そのあと修正ができます。
税率10%金額	税率別金額設定された領収書を読み込んだ際の10%消費税込金額が表示されます。消費税別による費用自動按分にて利用される項目です。 →消費税別による費用自動按分【証票区分：領収書の場合】任意項目です。【証票区分：領収書・請求書補助書類の場合】（請求書OCRの利用なし）任意項目です。（請求書OCRの利用あり）取込ファイルを登録する前は入力できません。ファイルをアップロード→[登録]をクリックすると、OCRで読み込まれ、そのあと修正ができます。
税率8%金額	税率別金額設定された領収書を読み込んだ際の8%消費税込金額が表示されます。消費税別による費用自動按分にて利用される項目です。 →消費税別による費用自動按分【証票区分：領収書の場合】任意項目です。【証票区分：領収書・請求書補助書類の場合】（請求書OCRの利用なし）任意項目です。（請求書OCRの利用あり）取込ファイルを登録する前は入力できません。ファイルをアップロード→[登録]をクリックすると、OCRで読み込まれ、そのあと修正ができます。
領収書発行元/取引先	ファイル添付時に検索用のキーワードとして証票に記載されている領収書発行元を入力します。(支払依頼では[取引先]) 【証票区分：領収書の場合】任意項目です。【証票区分：領収書・請求書補助書類の場合】（請求書OCRの利用なし）任意項目です。（請求書OCRの利用あり）取込ファイルを登録する前は入力できません。ファイルをアップロード→[登録]をクリックすると、OCRで読み込まれ、そのあと修正ができます。
適格請求書発行事業者登録番号（HRMOS経費のみ）	・任意項目です。適格請求書発行事業者登録番号を入力します。・明細項目にある適格請求書発行事業者登録番号が空欄の状態で、明細に証票を添付すると、証票に登録していた適格請求書発行事業者登録番号を明細に反映します。 ※明細に登録番号入力済みの場合、上書き登録はされません。・入力した適格請求書発行事業者登録番号について、国税庁DBに登録されている適格請求書発行事業者名が項目下に表示されます。表示される適格請求書発行事業者名は、前日までに国税庁適格請求書発行事業者公表サイトに登録されている内容となります。 ※このサービスは、国税庁適格請求書発行事業者公表システムのWeb-API機能を利用して取得した情報をもとに作成していますが、サービスの内容は国税庁によって保証されたものではありません。
備考	任意項目です。ファイル添付時に検索用のキーワードとして自由に入力します。
請求書No	請求書の番号を登録します。【証票区分：領収書の場合】任意項目です。【証票区分：領収書・請求書補助書類の場合】（請求書OCRの利用なし）任意項目です。（請求書OCRの利用あり）取込ファイルを登録する前は入力できません。ファイルをアップロード→[登録]をクリックすると、OCRで読み込まれ、そのあと修正ができます。
[登録]ボタン	入力した内容を登録します。
[一覧に戻る]ボタン	「スキャナ保存ファイル管理」の一覧画面に戻ります。

項目詳細

項目の必須・任意を制御したい

登録画面にある項目は、任意で必須制御はできません。スキャナ保存ファイルの場合、1ファイルに複数領収書が混在するケースの管理を可能としているため、任意項目としております。

スキャナ保存ファイル登録一覧

スキャナ保存のPDFファイル管理一覧画面です。PDFファイルの登録内容の確認、削除を行います。

項目名	説明
すべての内容を表示	チェックを外すと表示項目を減らした一覧を確認できます。
ファイル番号	ファイル登録時に生成される番号を表示します。連番で番号を自動的に取得します。
取込日	ファイルの登録日を表示します。
ファイル	ファイル名のリンクを表示します。クリックすると登録したPDFファイルが表示されます。ファイル名の先頭にスキャニングした機器(スキャナまたはスマートフォン)のアイコンが表示されます。これによりどの方法でスキャニングしたファイルかがわかります。
受領者	証票受領者が表示されます。
証票区分	証票区分（領収書・請求書・請求書補助書類）が表示されます。
タイムスタンプ	タイムスタンプが付与された場合に、タイムスタンプ情報が表示されます。
金額	入力した金額が表示されます。
税率10％金額	入力した税率10％金額が表示されます。
税率8％金額	入力した税率8％金額が表示されます。
領収書発行元／取引先	入力した領収書発行/取引先が表示されます。
機能	ファイル添付後、添付した伝票の機能名が表示されます。
伝票No	ファイル添付後、添付した伝票の伝票Noが表示されます。クリックすると伝票が参照モードで開きます。
状態	ファイル添付後、伝票のステータス（処理中、仮登録・差戻し、承認・確定待、完了）が表示されます。
請求書No	入力した請求書Noを表示します。
備考	入力した備考が表示されます。
履歴	スキャナ保存の履歴の作成状態(未・済)が表示されます。
編集	[編集]を押下すると、[スキャナ保存ファイル管理]入力画面が表示されます。伝票明細に添付されると[編集]が非表示となり、編集不可となります。
[選択項目を削除]ボタン	クリックするとチェックをつけたファイルを削除します。項目名称のチェックボックスにチェックをつけると表示されているすべてのファイルが削除の対象となります。・伝票明細に添付されると削除はできません。伝票への添付を削除いただいた後に、電子取引証票ファイル管理からファイル削除ができます。・スキャナ保存履歴検索にて、履歴が作成された証票を削除することができません。（電子帳簿保存の要件である保存期間中に削除を防止するため）・削除した証票を復元することはできかねます。 ※削除は証票の受領者のみが可能です。

項目詳細

項目名	説明
ファイル番号	ファイル登録時に生成されるファイル番号を指定します。
取込日	ファイルを登録した日を指定します。開始日のみ指定した場合は開始日以降のデータを表示します。終了日のみを指定した場合は終了日以前のデータを表示します。開始日、終了日を指定した場合は、指定した範囲の取込日のデータを表示します。
スキャナ区分	スキャニングした機器(スキャナ、スマートフォン)を指定します。
受領者	証票の受領者を指定します。
証票区分	証票の種類(領収書、請求書)を選択します。
タイムスタンプ	タイムスタンプの日付を指定します。開始日のみ指定した場合は開始日以降のデータを表示します。終了日のみを指定した場合は終了日以前のデータを表示します。開始日、終了日を指定した場合は、指定した範囲のタイムスタンプのデータを表示します。
機能	伝票種別(交通費精算、出張精算、経費精算、支払依頼、海外出張精算)を選択します。
状態	伝票の状態（伝票未作成、処理中、仮登録・差戻し、承認・確定待、完了）を選択します。
履歴	スキャナ保存の履歴の作成状態(未、済)を選択します。
取引先コード	取引先コードを指定します。
取引先	取引先名を指定します。
[この条件で検索]ボタン	指定した検索条件で検索します。
[検索条件をクリア]ボタン	検索条件をクリアします。

検索項目

▼検索操作補足
［ユーザーマスター］にて［全請求書参照権限］を付与されている場合は、
「全従業員がアップロードしている、全請求書ファイル」を対象に検索が実行されます。
　参考：ユーザーマスター

<検索例>
［全請求書参照権限］を付与された方が、スキャナ保存ファイル管理画面にて、
［伝票区分：請求書］［状態：伝票未作成］として検索を実行すると、
『すでにHRMOS経費にアップロードはされているが、まだ伝票作成に至っていない請求書』に絞り込むことができます。