※スキャナ保存機能はオプション機能です。
※各機能(交通費精算、出張精算、海外出張精算、経費精算、支払依頼)の入力画面はそれぞれ異なりますが基本的な流れは共通です。本手順では[交通費精算]を例としてファイルの添付について説明しています。｢支払依頼｣につきましてはPDFファイルをヘッダーに添付しますので、「明細」を「ヘッダー」に読替えてください。
※スキャナ保存のファイル添付ができるのは「スキャナ保存ファイル添付可否」にチェックがついているユーザーのみとなります。→スキャナ保存ファイル添付者登録
※スキャナ保存のファイル添付を行うには対象伝票が起票されている必要があります。
目次
電子帳簿利用設定とファイルサイズの上限設定
管理者の設定により各機能で利用の有無が設定されます。証票ファイル添付の利用を始める前に各機能で「利用する」が有効になっているかご確認ください。
また、ファイルサイズの上限も設定で変更可能です。最大10MBです。
[管理]タブ＞電子帳簿保存の[電子帳簿（スキャナ保存）利用設定]から設定できます。
伝票起票画面からのファイル添付方法
1. サイドメニュー＞交通費精算をクリックします。2. 伝票がまだ作成されていない場合、［新規登録］から伝票を起票します。作成済みの伝票を選択する場合、［伝票No］をクリックします。
3.明細追加時に［証票］にチェックを入れた状態で明細を登録します。
※作成した 明細に添付を行う場合（［領収書］以外の方法で明細作成を行う場合）、OCR機能で読み取った値は反映されません。
4. 添付する明細の[証票PDF]の[選択]をクリックします。
※マイナス金額の明細にも証票を添付出来ます。
※ファイルにカーソルを当てるとファイルがズームされ、記載内容が読みやすくなります。
※「支払依頼」またはスマートフォン等から撮影した場合、本手順でファイルの添付は完了となります。
※[証票PDF一覧]にある各項目の説明は[電子取引証票ファイル添付]と同様です。
※ファイルにカーソルを当てるとファイルがズームされ、内容が確認しやすくなります。
※スマートフォン等から撮影した場合、本画面は表示されません。「交通費精算」画面明細の[証票PDF]に台付のスキャナでスキャニングしたことを示す、スキャナアイコンが表示されます。クリックすると添付されたファイルが表示されます。
※スマートフォンでスキャニングを行った場合、[証票PDF]のアイコンはスキャナアイコンでなくスマートフォンアイコンとなります。
複数の領収書を１枚の台紙に貼り付けた場合の処理
１枚の台紙に複数の領収書を貼りつけてスキャニングする場合は、[証票PDF一覧]画面にて
対象領収書分の明細を選択して添付してください。
(事前設定)
[管理]タブ＞[電子帳簿保存]＞[電子帳簿（スキャナ保存）利用設定]＞[ファイル添付証票明細]にて
[1ファイルを複数明細に添付]に設定します。
1.該当のファイル添付を行いたい明細を必要な分、複数作成します。（この時点でファイル添付はしません。証票のチェックボックスにはチェックをいれます。）
2.手順1で作成した明細行のうち、1つの[証票PDF]の[選択]リンクをクリックし、スキャナ保存ファイルを添付します。
3.手順1で作成した証票が添付されていない明細を選択することが可能になります。
↓
添付が完了すると[証票PDF]にスキャナアイコンが表示されます。当該アイコンをクリックするとどのアイコンをクリックしても同じPDFファイルが表示されます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| ファイル | ファイルにカーソルを当てるとファイルがズームされ、内容が確認しやすくなります。 |
| 日付 | 精算入力画面明細の[日付]項目が表示されます。証票の取引日です。 |
| 小計 | 精算入力画面明細の[小計]項目が表示されます。証票の金額です。 |
| 領収書発行元 | 精算入力画面明細の[領収書発行元]項目が表示されます。証票の領収書発行元です。 |
| チェックボックス | 添付する明細にチェックをつけます。 |
| [登録]ボタン |
チェックをつけた明細にPDFファイルが添付されます。 |
| [一覧に戻る]ボタン | 前の画面(証票PDF一覧画面)に戻ります。 |
明細に添付したPDFファイルの解除
誤って明細に異なるPDFファイルを添付した場合に解除する方法です。
1. 当該明細の[証票PDF]のアイコンをクリックします。
2. [解除]をクリックします。
添付されていたPDFファイルが解除されます。