概要
「ワークフロー」で利用する申請フォームの作成・基本情報登録を行います。
| 設定を終えると… ・ワークフロー機能で申請書が表示・選択できるようになる |
≪前提≫ ワークフローとは
様々なレイアウトの申請フォームを作成することができます。経費申請以外の申請書なども作成可能で、ユーザーはあらかじめ作成された申請フォームを使用して業務に必要な申請を行います。
尚、「ワークフロー」はオプションとなりますので、機能をお申込み頂いている場合にのみ表示されます。
機能の利用設定は「ワークフローの利用設定」をご確認ください。
ワークフローマスターの登録
申請フォームを作成するために、最初にワークフローマスターで申請フォームの枠(マスター情報)を作成します。
1. [マスター]タブ>[ワークフロー]をクリックします。
2. [新規登録]をクリックします。
3. 必須項目の[名称]と、必要に応じて任意項目を入力して[登録]をクリックします。
※項目内容については次ページを参照してください。
| 項目名 |
桁/ 文字数 |
入力規則 | 説明 | 関連する記事 |
|---|---|---|---|---|
| コード | 3 | 数値 |
自動採番される ※重複不可 |
‐ |
| 分類 | 2 |
プル ダウン |
事前に設定した分類を選択。 ワークフローの分類ごとに公開・使用権限を持たせることが可能 |
区分マスター (ワークフロー分類) ※要事前登録 |
| 名称 | 30 | 文字 |
ワークフロー(申請フォーム)の名称を入力 ※重複不可 ※入力したワークフロー名がそのまま申請書等の表題として使用される。 |
‐ |
| 申請No | 10 | 文字 |
申請フォームの伝票Noを入力 0~9,999,999,999の範囲で登録。 ※ワークフローごとに設定した申請Noに1をプラスした番号から申請Noを取得 |
ワークフローの 利用設定 |
| 承認区分 | 1 |
プル ダウン |
承認フローの承認者の承認順を設定。 通常:第1承認者から承認を行う 順不同:どの承認者からでも承認が可能 |
承認フローマスター (ワークフロー) ※要事前登録 |
| 承認階層 | 2 |
プル ダウン |
ワークフローで使用する承認階層を選択(1~10階層) | |
|
承認 ルート |
1 |
プル ダウン |
申請フォームに適用する承認フローを選択 ユーザー+部門:申請ユーザーもしくは承認ルート対象部門(※[管理]タブ>[共通]>[承認ルート対象部門]で変更可能) ユーザー:申請ユーザー 部門:ユーザーの所属部門 プロジェクト:ワークフローのフォーム内に設定したプロジェクト |
|
| 金額ルート | 1 | チェックボックス | 金額ルートを適用した場合、申請時[承認金額]項目に承認フローマスターに登録された金額以上を入力すると、承認フローが自動的に変更される |
承認フロー マスター |
|
最終承認 グループ |
3 |
承認フローの最終承認グループを設定 ※設定した場合、[承認フローマスター(ワークフロー)]で設定した最終階層は無効となります |
区分マスター (承認グループ) |
|
| 表示 | 1 | チェックボックス | 作成する申請フォームの表示設定 | ‐ |
| 表示順 | 5 | 申請フォームの表示順 | ‐ | |
| 説明 | 500 | 文字 |
申請フォームについての説明文 ※起票者が申請フォームを選択する際に表示されます |
‐ |
| 注意書き | 500 | 文字 |
申請フォームの画面下部に表示される注意書き ※htmlタグによる記述も可 |
‐ |
| 注意書き印刷 | 1 | チェックボックス |
申請書の印刷時の[注意書き]の印刷設定 ※例えば申請フォームにおける入力の際の注意を記述している場合、印刷は不要となりますので、チェックをはずして印刷の非対象とします |
‐ |
| 伝票連携・起票制限 | 1 |
プル ダウン |
他機能伝票との連携タイミングを設定 ・制限しない ・承認依頼後に起票可 ・承認完了後に起票可 |
ワークフローの利用設定 |
| 伝票連携・連携機能 | 1 | チェックボックス | 申請フォームをどの機能と連携させるかを選択 | ‐ |
申請フォームの登録
次に申請フォームを登録します。
弊社にていくつかテンプレートをご用意しておりますので、貴社の申請フォームに近しいものをダウンロードしてご利用ください。
1. トップページ右上のボタンから[オンラインサポート]をクリックします。
2. オンラインサポートページの[ワークフローテンプレート]をクリックします。
3. ご用意しているテンプレートの一覧が表示されますので、[フォーム名]をクリックして内容を確認し、[ダウンロード]します。
ダウンロードしたExcelファイルのシート名/項目名は変更せずに使用してください。4. [マスター]タブ>[ワークフロー]で作成した枠(ダウンロードした申請フォームを紐づけたいもの)を選択します。
※ここでは「テスト」を使ってご説明します。
この画面での[取込]はマスター情報のデータ取込のためのものなので、ここでダウンロードした申請フォームを取り込まないようにご注意ください。
5. [レイアウトを設定]をクリックします。
6. [取込]から先程ダウンロードしたExcelデータを添付し[取込]をクリックします。
下のように遷移します。
7. [取込完了]が表示されたら、取込画面を閉じます。
マスター情報に問題がなければ、[登録]をクリックして完了です。
8. 作成した申請フォームは[ワークフロー一覧]でご確認いただけます。
申請者は[新規作成]から該当の申請フォームを選択し、起票の上申請します。
≪補足≫ 申請フォームの修正/新規作成
①ダウンロードした申請フォームを修正したい場合
1. [申請フォームの登録]の手順1~3に沿って、テンプレートをダウンロードします。
2. サポートサイトの「ワークフローマスター」をご確認いただきながらExcelデータを修正してください。
※ダウンロードしたExcelファイルのシート名/項目名は変更せずに使用してください。
3. 修正が完了したらExcelデータを保存し、[申請フォームの登録]手順4~7を実施してください。
②テンプレートを使用せず、新規で申請フォームを作成する場合
1. マスター情報の設定まで完了したら、該当のマスターを選択し、[レイアウトを設定]をクリックします。
2. サポートサイトの「ワークフローマスター」をご確認いただきながら作成してください。
新規で申請フォームを作成するよりもテンプレートを活用されることをおすすめします。