請求書受取機能の操作手順

［請求書受取機能］を利用することで、
取引先からの請求書受取 〜 OCRでのデータ読み取り 〜HRMOS経費への登録までを完了させることができるようになります。

このページでは、
機能利用に必要な設定から、実際に利用するまでの手順をご案内します。
※機能の利用には［請求書AI-OCR］のオプション契約が必要です。

目次

• 全体フロー図
• 作業手順
  （１）権限設定
  　　　・［支払依頼］機能の利用権限有効化
  　　　・［受信メールトレイ］の作成権限有効化
  （２）受信メールトレイの作成
  （３）専用メールアドレスを取引先へ共有
  （４）請求書の受信と［電子取引証票］への自動登録
  　　　・通知設定
• FAQ

全体フロー図

　［請求書受取機能］の利用イメージは以下のとおりです。
　請求書を受け取るための専用メールアドレスを発行し、取引先に共有いただくことで、
　発行したメールアドレスで受信した請求書ファイルが、自動で［電子取引証票ファイル］に登録されます。

作業手順

（１）権限設定

　▼［支払依頼］機能の利用権限有効化

　　請求書受取機能を利用するためには、［支払依頼］機能を利用できる権限が必要です。
　　以下の手順で権限を有効にします。

　　・［マスタータブ＞ユーザー関連＞ユーザー］から、対象のユーザーを選択
　　・［権限設定＞権限設定］のボタンをクリックする

　　・［機能別権限タブ＞支払依頼］の項目の［機能］にチェックを入れる
　　・［決定］をクリックする

　・ユーザーマスターの画面に戻って、右下の［登録］をクリックする

［請求書AI-OCR］のオプション契約があり、
且つ、［支払依頼］機能の利用権限が付与されている場合は、下図のように
［TOP画面左のメニュー］には［受信メール履歴］の表示と、
［左上の三本線］をクリックすると、［請求書受取］が表示されるようになります。

　・［請求書AI-OCR］のオプション契約
　・［支払依頼］機能の利用権限

上記２つが揃った環境では、［請求書受取］機能の利用の有無に限らず、
必ず画面上に［請求書受取］や［受信メール履歴］が表示されるようになりますので、ご了承ください。

なお、後述の［（２）受信メールトレイの作成］でご案内する、「トレイに設定されるユーザー」以外には、受信メールトレイの設定や受信したメールは表示されませんので、ご安心ください。

　▼［受信メールトレイ］の作成権限有効化

　　取引先から送信された「請求書が添付されているメール」を受信するためには、
　　［受信メールトレイ］が必要です。
　　トレイの作成を任せたいユーザーには、以下の手順で作成権限を付与します。

　　・［マスタータブ＞ユーザー関連＞ユーザー］をクリックする
　　・［権限設定＞受信メールトレイ作成］に項目にチェックを入れる

　・画面右下の［登録］をクリックする

　以上で、当該ユーザーは［受信メールトレイ］を作成できるようになります。
　なお管理者の方は、権限設定をしなくてもトレイの作成が可能です。

（２）受信メールトレイの作成

　請求書を受信するための［受信メールトレイ］を作成します。

　　・［左上の三本線＞請求書受取＞受信メールトレイ管理］をクリックする

　　・［新規作成］をクリックする

［受信メールトレイ］の作成画面が開きます。
任意の情報を登録して、最後に［保存］をクリックしてください。

　［所有者］とは
　　・受信トレイの参照、設定の変更が可能です。
　　・［電子取引証票ファイル］が保存されると［取込者］として登録されます。

　［参照者］とは
　　・受信トレイの参照と、「参照者」「デフォルト申請者」の変更が可能です。

　［デフォルト申請者］とは
　　・受信トレイの参照のみ可能です。
　　・［電子取引証票ファイル］が保存されると［受領者］として登録されます。

各項目の詳しい情報は［受信メールトレイ管理］のサポートサイトをご参照ください。

以上で、受信メールトレイの作成は完了です。
一覧に表示されていることを確認してください。

▽作成した直後に、トレイが見当たらない場合

作成された受信メールトレイを表示できるのは、
当該トレイの設定で［所有者］［参照者］［デフォルト申請者］のいずれかに登録された方、または管理者のみです。

この内［所有者］と［デフォルト申請者］は、特定の１名のみ登録可能となっておりますので、
作成したトレイの［専用メールアドレス］や各種設定を、トレイの作成者にて見直したい場合は、保存前にご自身を［参照者］に登録することをご検討ください。

（３）専用メールアドレスを取引先へ共有

トレイの作成が完了後、［専用メールアドレス］が発行されていますので確認します。
メールアドレスは［inbox-（ランダムな値）@exp.hrmos.co］となります。
受信メールトレイの一覧画面では、
メールアドレスの右にあるアイコンをクリックすることで、コピーができます。

専用メールアドレスはトレイの設定画面でも確認できます。

今後の請求書ファイルの送付先として、取引先へ［専用メールアドレス］をお伝えください。

取引先への［専用メールアドレス］共有の際は、
下記のご注意ポイントを踏まえたご連絡をお願い致します。

▽請求書受取に関するご注意ポイント
　　・OCR機能で取り込める請求書は［PDF］または［jpg］のみです。
　　・複数ファイル添付されている場合、読み取れるのは１件のみです。
　　　順に読み取りを実行し、最初の［PDF］または［jpg］のみを読み取ります。
　　・ZIP圧縮やパスワード設定がされているファイル、
　　　また、URLダウンロード形式などは読み取りができません。
　　・取り込める会社名（取引先名）は半角80文字までです。
　　・会社名（取引先名）に、設定済みの禁止文字が含まれていた場合も、
　　　請求書の読み取りができません。

なお、上記の原因も含めたエラーの原因につきましては、以下サポートサイトもご参照ください。
　参考：［詳細／理由］一覧

（４）請求書の受信と［電子取引証票］への自動登録

専用メールアドレス宛に請求書が届くと、システムが自動でOCRによる読み取りを実行します。
読み取りに成功すると［電子取引証票ファイル］として登録され、
［電子取引証票ファイル］の一覧画面で確認できるようになります。

①受信メール一覧の確認
　・左メニューの［受信メール履歴］をクリックする。
　・任意のメールをクリックする。
　　見当たらない場合は、検索条件で［受信トレイ］などで絞り込む。

　参考：［受信メール履歴］

▽［詳細／理由］について
受信したメールのステータスには［成功］［要確認］［失敗］［処理中］があります。
［成功］の場合は、［詳細／理由］は空欄になります。
それ以外のステータスの［詳細／理由］については以下をご参照ください。
　・［ステータス］の解説：［履歴一覧表の項目］
　・［詳細／理由］の解説：［［詳細／理由］一覧］

②受信メールの内容を確認
　・［電子取引証票］の［証票ファイル◯◯］をクリックすると、
　　自動で登録された［電子取引証票ファイル］の画面が表示されます。
　・画面最下部の［添付ファイル］の一覧には、当該メールに添付されていた全てのファイルが表示されます。
　　ファイルの中身を確認したい場合は、［ダウンロード］をクリックしてダウンロードしてください。
　　※なお、本メールは外部から送信されたものです。
　　　ファイルのダウンロードや開封の際は、内容に心あたりがあるかご確認の上、十分ご注意ください。

システムが危険と判断したファイルにつきましては、ダウンロードすることができませんのでご了承ください。
その場合は、ダウンロードの文字は表示されていますが、リンクがありません。

③［電子取引証票ファイル］を確認
　［受信メール詳細］画面で［証票ファイル◯◯］をクリックすると、
　下図のように［電子取引証票ファイル管理］画面が表示されます。

　また、
　［画面左上の三本線＞電子帳簿保存？電子取引証票ファイル管理］からも、
　読み取ったファイルが確認できます。

　読み取った情報を確認して、［請求書受取］の操作は完了です。
　引き続き、支払依頼の伝票起票を実施してください。
　　参考：読み取った情報を利用して伝票起票

▽読み取った［電子取引証票ファイル］が表示されない場合
ログインしているアカウントを確認してください。
［電子取引証票ファイル］が確認できるのは以下のユーザーのみです。
　・［受信メールトレイ］で［所有者］または［デフォルト申請者］として登録されているアカウント
　・［ユーザーマスター］にて、［全請求書参照権限］が付与されているアカウント

上記以外の方は、［証票ファイル◯◯］のリンクをクリックすると［電子取引証票ファイル管理］の一覧画面に遷移しますが、当該ファイルを表示することができません。

▼通知設定

　専用メールアドレス宛に、取引先からメールが送信されて受信した際、
　請求書の読み取りの結果が［要確認］または［失敗］だったときに、
　受信トレイに設定されている、［所有者］［参照者］［デフォルト申請者］全員のメールアドレス宛に通知を送信することが可能です。

　通知メールは受信可否の設定も可能です。
　［右上の人型アイコン＞個人設定＞メール送受信設定］にて、
　［受信メールトレイ通知メール受信］をご確認ください。

　チェックを入れることで、
　HRMOS経費に登録しているメールアドレス宛に、通知が届くようになります。

■［請求書AI-OCR］のオプション契約を解約した場合の影響

請求書受取機能のご利用には「請求書AI-OCR（オプション）」のご契約が必要です。
マイページからオプションの解約が可能ですが、
解約した場合、その直後から以下の影響がございますのでご留意ください。

・作成済みの［受信メールトレイ］に紐づく［専用メールアドレス］は、自動で無効化されます。
　これまで利用していたメールアドレスでは請求書を受信できなくなることを、
　解約前に取引先へご連絡ください。

・HRMOS経費の画面上から
　［受信メール履歴］［受信メールトレイ管理］の項目が非表示となります。
　これまでの受信履歴の確認や、添付ファイルのダウンロードなどができなくなるため、
　解約前に確認漏れがないかチェックしてください。
　（履歴や添付ファイルの一括ダウンロード機能はございません）
 

■FAQ