締日対応 – HRMOS経費サポートサイト

HRMOS経費上での以下の操作について、それぞれ月次の締日を設定することができます。
　・各種精算、支払依頼、振替伝票の申請
　・上記伝票の承認

なお、締日の設定は共通利用するものとし、機能別や拠点別の設定は設けていません。
各精算機能において起票、承認依頼、承認を実施した際に、日付(※)が設定された締日範囲を外れている場合はアラートメッセージを表示します。
※交通費／経費精算：明細日付、支払依頼：取引日、振替伝票：計上日

締日の判別条件

「申請」または「承認」を行う伝票の日付※が、決算設定でセットされている締日の有効範囲外だった際にアラートを表示します。
※各種精算（交通費精算など）は［明細日付］、支払依頼は［取引日］、振替伝票は［計上日］を指します。
　参考：基本設定マスター

例：10月の精算で、［申請締日：月末締］［申請締日猶予：猶予なし］の場合、
　　⇨申請可能期間は10/1〜10/31までとなります。
例：10月の精算で、［承認締日：月末締］［承認締日猶予：5営業日］の場合、
　　⇨承認可能期間は10/1〜11/5までとなります。

有効範囲外時のアラート

精算画面

明細行等の登録、承認依頼、承認時のタイミングで締日判別条件を満たさない場合には下記のメッセージを表示します。（承認画面のアラートは異なります）

［申請締日範囲外アラート］

伝票画面の右下にある［承認依頼］をクリックした後に表示されます。

［承認締日範囲外アラート］

承認一覧画面にて、当該伝票に［済］にチェックを入れ、最下部の［登録］をクリックした後に表示されます。

日付の有効範囲チェックは下記のタイミングで行われます。
下記条件を満たさない場合はダイアログでエラーメッセージを表示します。（アプリでも同様）

操作	機能	猶予期間	チェック内容
明細起票明細更新	交通費精算経費精算	期間内	前々回の締日の翌日　≦　明細日付　≦　次回の締日 ※ICカード、クレジットカードからの明細起票時はチェックしない
	交通費精算経費精算	期間外	前回の締日の翌日　≦　明細日付　≦　次回の締日 ※ICカード、クレジットカードからの明細起票時はチェックしない
	出張精算海外出張精算	—	チェックなし ※出張期間によっては締日跨ぎと猶予期間跨ぎが発生する可能性があるため
承認依頼承認	交通費精算経費精算出張精算海外出張精算	期間内	下記の条件を満たす明細が1件以上ある場合のみ可前々回の締日の翌日(※1)　≦　明細日付　≦　次回の締日
	交通費精算経費精算出張精算海外出張精算	期間外	下記の条件を満たす明細が1件以上ある場合のみ可前回の締日の翌日　≦　明細日付　≦　次回の締日
	支払依頼	期間内	前々回の締日の翌日(※2)　≦　取引日　≦　次回の締日
	支払依頼	期間外	前回の締日の翌日　≦　取引日　≦　次回の締日
	振替伝票	期間内	前々回の締日の翌日(※2)　≦　計上日　≦　次回の締日
	振替伝票	期間外	前回の締日の翌日　≦　計上日　≦　次回の締日

※1：決算月翌月の場合は全ての明細が「前回の締日の翌日 ≦ 明細日付 ≦ 次回の締日」を充たすかチェック

※2：決算月翌月の場合は猶予期間外と同じ条件でチェックを実施

当月分の精算を実施する場合は、基本的に上記のチェック条件でエラーとなることはありません。しかし、前月分の精算を実施する場合は上記条件でエラーとなる場合がございます。月末締め、締日猶予を5営業日とした場合の前月分精算時の具体例を下記に示します。

ICカードの有効範囲

ICカードの履歴選択画面では、予めエラーとなる選択肢は明細起票できないようにサブ画面表示時、検索条件を自動設定します。(チェック処理を通過出来る日付の利用履歴のみ選択肢として表示される)

クレジットカード連携の有効範囲

クレジットカード明細の明細日付変更を許可しない場合、これまで通りカード利用日=明細日付となるため、カード利用月と精算月がずれると精算ができなくなるケースが想定されます。有効範囲チェックの説明同様、月末締の猶予期間5営業日とした場合の例を下図に示します。

5/30に新幹線の乗車券をクレジットカード支払で予約し、6/2に出張に行った後、精算した場合は、猶予期間中に該当するため、明細行が5/30のままでも問題はありません。(赤の■と▲)
5/15に飛行機のチケットをクレジットカード支払で予約し、6/7に出張に行った後、精算をした場合は、猶予期間外となるため、締日機能有効にしている場合は明細日付を出張日(6/7)に変更しないと承認依頼ができなくなります。(青の■と▲)

締日機能とクレジットカード連携を併用する場合は、上記のような例から基本的にクレジットカード明細の日付変更許可機能も併用する事になると想定されます。クレジットカード明細の日付変更には制限事項がありますので、その点も加味して機能設定の変更を検討してください。

催促メール機能

締日のチェックに併せて自動で催促メールを送信できます。

締日を超過しても猶予期間中は伝票の処理が実施可能なため、猶予期間内は該当の伝票を保有するユーザーに対して催促メールを送信します。メール送信条件は下記の通りです。

機能	条件	メール送信先
交通費精算出張精算海外出張精算経費精算	下記条件の明細を含む｢仮登録｣の伝票が存在する条件：前々回の締日翌日 ≦ 明細日付 ≦ 前回の締日	起票者
交通費精算出張精算海外出張精算経費精算	承認待ちの伝票が存在する ※滞留日数関係なく対象とする	承認者
支払依頼	取引日が下記条件の「仮登録」の伝票が存在する条件：前々回の締日 ≦ 取引日 ≦ 前回の締日	起票者
支払依頼	承認待ちの伝票が存在する ※滞留日数関係なく対象とする	承認者
振替伝票	計上日が下記条件の「仮登録」の伝票が存在する条件：前々回の締日翌日 ≦ 計上日 ≦ 前回の締日	起票者
振替伝票	承認待ちの伝票が存在する ※滞留日数関係なく対象とする	承認者

承認者向けの催促メールは既に滞留日数に応じて、催促メールを送信する機能がありますが、既存機能とは別機能として追加されているため、伝票の放置状態によっては同じ伝票に対する催促メールが2通送信される可能性があります。

通知機能の利用有無やメール文面は機能設定で変更できます。

機能設定の｢通知｣に締日関連の設定があります。
自動送信する催促メールは締日以降に送信されます。

一括催促メール機能

上記で説明した催促メールは締日以降の猶予期間中に送信されるため、締日以前に｢締日が近くなりましたので、精算処理をしてください｣といった趣旨の催促メールは自動送信されません。
ただし締日前に一括で精算処理を促す通知を出すケースは想定し、精算を催促するメールを、手動で一括送信する機能があります。

▼設定方法

①
［管理タブ＞機能設定＞通知］をクリックして、
［締日関連＞一括精算催促］の項目を確認して下さい。
　・［利用設定：利用する］にする
　・［一括精算催促メール送信許可部門コード］に、任意の部門コードを入力

②
①の［一括精算催促メール送信許可部門コード］に入力した部門に所属※するユーザーは、［左上の三本線＞一括メール送信＞精算催促メール］から、一括メールの作成と送信が可能となります。
　※主部門もしくは兼務部門でも可

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