ワークフロー回覧 – HRMOS経費サポートサイト

ワークフロー回覧により、汎用ワークフローで起票した伝票の内容を任意のユーザーに閲覧させることができます。
申請者・承認者・回覧者それぞれの操作方法についてご案内します。

事前準備

ワークフロー回覧はワークフローマスターで回覧設定にチェックが入っているワークフローのみ利用可能です。
→ワークフローマスターの回覧設定手順

申請者・承認者の操作

1. ワークフローの伝票を作成、仮登録をします。

ワークフローの伝票作成手順はこちらをご覧ください。

2. 右上の承認フローの下にある[回覧]リンクをクリックします。

[回覧]リンクは、ワークフロー伝票を閲覧できる申請者または承認者であれば誰でもクリックできます。

3.伝票内容を閲覧させたいユーザーをクリックし[選択ユーザーを追加≫]をクリックします。

氏名、部門、役職で絞り込んだ後[一括追加≫]をクリックすると、まとめて回覧対象に設定されます。
HRMOS経費に登録されている全てのユーザーの中から回覧対象を設定できます。

回覧対象から削除したい場合は、回覧対象からユーザーをクリックし[≪選択ユーザーを削除]をクリックすると回覧対象から削除されます。
[≪一括削除]をクリックすると回覧対象に設定された全てのユーザーが回覧対象から削除されます。

[閉じる]をクリックすると回覧設定画面が閉じます。
[一覧]リンクをクリックすると、回覧設定されたユーザーの閲覧状況が表示されます。

回覧者が伝票を閲覧できるタイミング

回覧設定されたユーザーは以下のタイミングで伝票を閲覧できます。

ワークフローマスターに設定された回覧開始タイミングを過ぎた際
ワークフローマスターに設定された回覧開始タイミングを過ぎた後に回覧設定された場合、回覧設定された直後

ワークフローマスターの承認区分が順不同の場合

承認区分が「順不同」の場合、回覧開始タイミングは最終承認後となり、最終承認者による承認後に回覧者は閲覧可能になります。

閲覧タイミングのイメージ図はこちらをご参照ください。

[回覧者選択]項目詳細
No	項目名	説明
1	[一覧]リンク	クリックすると回覧者確認画面に切り替わります。
2	[×]ボタン	クリックすると回覧者選択画面が閉じます。
検索機能
3	氏名	入力後「この条件で検索」をクリックすると、氏名での検索結果がユーザー一覧に表示されます。一文字から検索できます。
4	部門	入力後「この条件で検索」をクリックすると、部門での検索結果がユーザー一覧に表示されます。
5	役職	入力後「この条件で検索」をクリックすると、役職での検索結果がユーザー一覧に表示されます。
6	[この条件で検索]ボタン	ボタンをクリックすると、指定した検索条件に該当するユーザー一覧が表示されます。
7	[検索条件をクリア]ボタン	ボタンをクリックすると、指定した検索条件が削除されます。
回覧設定機能
8	ユーザー一覧	回覧者として設定できるユーザーが表示されます。 HRMOS経費に登録されている全ユーザーを回覧者として設定できます。既に回覧設定されているユーザーは表示されません。 [この条件で検索]ボタンをクリックすると、指定した検索条件に該当するユーザーが表示されます。ユーザーをクリックすると選択されている状態になります。選択されているユーザーを再度クリックすると元の表示に変わります。
9	回覧対象	回覧設定されているユーザーが表示されます。自分以外のユーザーによって回覧設定されたユーザーも表示されます。ユーザーをクリックすると選択されている状態になります。選択されているユーザーを再度クリックすると元の表示に変わります。
10	[選択ユーザーを追加 ≫]ボタン	ボタンをクリックすると、ユーザー一覧で選択されているユーザーが回覧対象に設定されます。
11	[≪ 選択ユーザーを削除]ボタン	ボタンをクリックすると、回覧対象で選択されているユーザーが回覧対象から削除されます。
12	[一括追加追加 ≫]ボタン	ボタンをクリックすると、ユーザー一覧に表示されている全てのユーザーが回覧対象に設定されます。
13	[≪ 一括削除]ボタン	ボタンをクリックすると、回覧対象に表示されている全てのユーザーが回覧対象から削除されます。
14	[閉じる]ボタン	クリックすると回覧者選択画面が閉じます。

回覧者確認画面

[回覧者確認]項目詳細
No	項目名	説明
1	[ユーザー選択]リンク	クリックすると回覧者選択画面に切り替わります。
2	[×]ボタン	クリックすると回覧者確認画面が閉じます。
3	氏名	回覧設定されているユーザーの氏名が表示されます。
4	部門	回覧設定されているユーザーの所属部門が表示されます。
5	閲覧日時	回覧設定されているユーザーが最後に伝票を開いた日時が表示されます。伝票を開いていない場合は何も表示されません。回覧者が閲覧した後、ワークフロー伝票内容に変更が発生した場合回覧者の閲覧状況は未閲覧となり、閲覧日時は空白に変わります。
6	[閉じる]ボタン	クリックすると回覧者確認画面が閉じます。

ワークフロー伝票をコピーした場合の回覧設定

作成済みのワークフロー伝票をコピーしてワークフロー伝票を起票した場合、コピーした時点のワークフローマスターの回覧開始タイミングが適用されます。
コピー元の伝票に回覧設定されていた回覧者は、コピー先の伝票には引き継がれないため、改めて回覧者の設定をお願いします。

回覧設定を削除できない条件

以下に該当する場合、回覧設定を削除できません。

・回覧設定された後回覧開始タイミングを過ぎた回覧者
・回覧開始タイミングを過ぎた後回覧設定され、次の承認が完了した回覧者

差戻し時の挙動

回覧者が閲覧できる状態になった後、差戻しによって伝票が回覧開始タイミングの前の状態に戻ると、伴って回覧者は閲覧できない状態に戻ります。

回覧者の操作

ワークフロー承認依頼後、承認が進みワークフローマスターに設定された回覧開始タイミングを過ぎると、伝票に設定された回覧者はそのワークフロー伝票内容を閲覧できます。

閲覧タイミングのイメージ図はこちらをご参照ください。

1.自身が回覧設定されている、かつ内容未確認のワークフロー伝票の件数が、HRMOS経費のTOP画面にある「その他」内の「回覧」の横に表示されます。

回覧開始タイミングを過ぎた後に、回覧者のワークフロー利用権限を問わず表示されます。

「回覧」をクリックすると、ワークフロー一覧【回覧】画面が表示されます。一度伝票を閲覧すると、TOP画面の「その他」から件数表示が消えます。

ワークフロー一覧【回覧】画面

自身が回覧設定され閲覧できる状態のワークフロー伝票の一覧が表示されます。[申請No]をクリックするとワークフロー伝票が開きます。

[回覧者確認]項目詳細
No	項目名	説明
検索機能
1	申請No	入力後「この条件で検索」ボタンをクリックすると、伝票の申請Noでの完全一致検索結果が表示されます。
2	ワークフロー区分	虫メガネアイコンをクリックするとワークフロー区分検索画面が開きます。ワークフロー区分検索画面上で区分をクリックするとワークフロー区分がセットされます。「この条件で検索」ボタンをクリックすると、セットされたワークフロー区分に該当する伝票が表示されます。 →ワークフローマスター
3	申請日	入力後「この条件で検索」をクリックすると、範囲指定した申請日での検索結果が表示されます。
4	申請者	入力後「この条件で検索」をクリックすると、申請者での検索結果が表示されます。
5	件名	入力後「この条件で検索」をクリックすると、件名での検索結果が表示されます。
6	閲覧	「未」か「済」をクリック後「この条件で検索」をクリックすると、伝票の閲覧状態に応じた検索結果が表示されます。
7	[この条件で検索]ボタン	ボタンをクリックすると、指定した検索条件に該当するワークフロー回覧伝票が表示されます。
8	[検索条件をクリア]ボタン	ボタンをクリックすると、指定した検索条件が削除されます。
一覧
9	申請No	ワークフロー伝票の申請Noが表示されます。[申請No]リンクをクリックすると、ワークフロー伝票画面が表示されます。
10	区分	ワークフロー伝票の区分が表示されます。
11	件名	ワークフロー伝票の件名が表示されます。
12	申請日	ワークフロー伝票の申請日が表示されます。申請日とは、ワークフロー伝票の起票者が承認依頼した日を指します。
13	申請者	ワークフロー伝票の申請者が表示されます。申請者とは、ワークフロー伝票を起票し承認依頼したユーザーを指します。

ワークフロー伝票

[回覧]をクリックすると回覧一覧画面が開き、回覧者の閲覧状況が表示されます。回覧者は、伝票への変更操作はできません。

→ワークフロー伝票の項目

回覧者一覧画面

No	項目名	説明
1	[×]ボタン	クリックすると回覧設定画面が閉じます。
2	氏名	回覧設定されているユーザーの氏名が表示されます。
3	部門	回覧設定されているユーザーの所属部門が表示されます。
4	閲覧日時	回覧設定されているユーザーが最後に伝票を開いた日時が表示されます。伝票を開いていない場合は何も表示されません。
5	[閉じる]ボタン	クリックすると回覧設定画面が閉じます。

閲覧済の回覧伝票の確認

一度伝票を閲覧すると、TOP画面の「その他」からは回覧伝票件数表示が消えます。
再度伝票を閲覧したい場合、左上のメニューアイコン＞[回覧一覧]をクリックすると、ワークフロー一覧【回覧】画面が確認できます。

[閲覧]項目をクリックして[済]を選択後[この条件で検索]をクリックすると、過去に閲覧済の回覧伝票が表示されます。

通知

以下の状態において、回覧者は回覧通知メールを受信できます。

・管理メニューの回覧通知の利用設定が[利用する]に設定されている
・個人設定のメール送受信設定において「自身が回覧対象の場合、通知するメールを受信」にチェックが入っている
→管理者による回覧通知設定

回覧通知メールを受信するタイミングは以下の通りです。

・回覧開始タイミングを過ぎた時
・回覧開始タイミングを過ぎてから回覧設定された場合、回覧設定後次の承認者が承認した時

注意事項

・全ての承認が完了した後のワークフロー伝票に対しては、回覧者を設定できません。
・回覧設定された回覧者の所属部門が、回覧設定された時とは異なる所属部門に変更された場合、回覧者は回覧設定されたワークフロー伝票内容を閲覧できなくなります。
・回覧設定された時の所属部門に再度設定されると、回覧者は伝票内容を閲覧可能になります。
・「起票者・承認者が回覧者を設定・削除した日時」等、回覧設定に関する操作履歴情報は表示されません。
・自動的な回覧設定はできません。【例】「あらかじめ決めた設定に基づき回覧者を自動設定する」等

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