電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存

対象機能
・電子帳簿保存：電子取引・電子帳簿保存：スキャナ保存（オプション）


誰が利用できますか
管理者・承認者・申請者

概要

電子帳簿保存法の概要を解説します。
法令に関するご不明点は、国税庁や管轄の税務署にご確認をお願いいたします。
→電子帳簿保存法について調べる（外部サイト：国税庁HP）
→電話で相談する（国税局電話相談センターのご案内）（外部サイト：国税庁HP）

目次

・電子帳簿保存法とは
　・電子取引の概要
　・スキャナ保存の概要
　・取引関係書類の保存方法
・電子取引データの電子保存が義務化（2024年1月）
・令和5年度税制改正大綱について
・HRMOS経費上での電子帳簿保存法対応

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税に関係する帳簿書類の電子データ保存について定めた法律です。

電子帳簿保存法が対象とする帳簿書類は、大きく国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の3種類に分けられています。

領収書や請求書などの経費精算業務に関わる書類を電子データ保存する場合、取引関係書類か電子取引に該当するかに応じて、スキャナ保存または電子取引の要件を満たさなければなりません。

▼電子帳簿保存法の対象

電子取引の概要

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引です。
取引情報とは、取引に関して交付する領収書、請求書などの書類に記載される事項を指し、具体的には以下のようなものが該当します。

(1) 電子メールによる領収書、請求書のPDFファイル等の受領
(2) インターネットのホームページから領収書、請求書のデータをダウンロードすることでの受領
(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードの支払データ等を活用したクラウドサービスの利用
(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用

保存要件の詳細は以下サイトにあるパンフレットをご参照ください。
→電子取引関係（外部サイト：国税庁HP）

スキャナ保存の概要

紙で受領した請求書や領収書等の書類を、スキャナやスマートフォンで電子データ化した後に保存することをいいます。※電子帳簿保存法では、従来通り紙での保存も可

保存要件の詳細は以下サイトにあるパンフレットをご参照ください。

→スキャナ保存関係（外部サイト：国税庁HP）

取引関係書類の保存方法

取引先とのやり取りによって生じる書類（取引関係書類）の一種である領収書・請求書・その他(見積書等)の電子データ化について、取引先とのやり取りの際、書類の発行・受取方法が紙かデータかによって、電子帳簿保存法における書類の保管は以下の3パターンに分かれます。

①紙で発行した書類の控えの保存→スキャナ保存
②電子取引（やりとり自体を電子で行った取引）データの保存→電子取引
③紙で受取・発行した領収書を電子化して保存→スキャナ保存

電子取引データの電子保存が義務化（2024年1月）

2024年1月以降、電子取引については、電子取引データの電子保存が義務化されました。
※宥恕措置（電子取引のデータを紙で保存可能）は2023年12月31日で廃止されました。

電子取引を電子的に保存する際には、真実性の要件（保存されたデータが改ざんされていないこと）と、
可視性の要件（保存されたデータを容易に検索・表示できること）を満たす必要があります。
→令和6年1月からの電子取引データの保存方法（外部サイト：国税庁HP）

【「真実性の確保」の対応】
・タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
・受け取ったデータにタイムスタンプを付与する
・訂正削除履歴が残る、改ざんができないシステムを使う
・不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を定めて遵守する

【「可視性の確保」の対応】
・⽇付・⾦額・取引先で検索できるようにする
・ディスプレイ・プリンタ等を備え付けて、すぐにデータを閲覧できる状態にする

電子取引に関して、電子帳簿保存法の要件に沿う管理を行わなかった場合、下記リスクが生じる可能性があります。

①青色申告の承認取り消し
・最大65万円の特別控除が受けられなくなる
・その年に発生した赤字額を翌年の黒字と相殺できなくなる
・白色申告となり推計課税となり、実際よりも高い税額となることがある

②会社法による過料
・虚偽の記帳や保存義務の違反で100万円以下の過料となる

【新たな猶予措置について（2024年1月時点）】
システム対応が間に合わなかった事業者等に対し、新たな猶予措置が開始されました。
下記2点の適用要件を満たせば、
改ざん防止や検索機能などの要件に沿った対応が不要になります。

①保存時に満たすべき要件に従って
電子取引データを保存することができなかったことについて、税務署長が「相当の理由」があると認める場合（事前申請などは不要）
※相当な理由とは
その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められる。

②税務調査等の際に、税務職員からの求めに応じ、
電子取引データのダウンロード、および電子取引データの出力書面の提示等ができる場合
→電子帳簿保存法一問一答問61~65（外部サイト：国税庁HP）

令和5年度税制改正大綱について

2022年12月に公表された税制改正大綱では、企業にとって負担軽減となるような様々な緩和措置が施されている内容となっています。ここでは電子帳簿保存法に関する改正点の重要な部分を解説いたします。
→電子帳簿保存法の内容が改正されました（外部サイト：国税庁HP）

【電子取引】

1. 売上高5,000万円以下もしくは、税務調査時の提出の求めに応じられる場合は、検索要件が不要
現行売上高1,000万円以下の事業者が対象でしたが、売上5,000万円以下の事業者へと拡大しました。

2. 税務調査等の際、電子的記録のダウンロードの求めに適時応じられる体制が整っている場合には、検索要件の全てが不要
保存した人（またはその監督者）が誰か分かるようにする情報が不要になりました。

3. 相当の理由がある場合で、かつ電磁的記録の出力書面の提示又は提出の求めに応じられる場合は、要件を満たさない電子データ保存も可能
税務署長が認める相当の理由がある場合で、出力書面の提示とデータのダウンロードの求めに応じることができれば、2024年1月以降も保存要件を不要としたデータ保存もしくは出力した書面（紙）での保存が認められます。

【スキャナ保存】

1. 解像度、階調、大きさ情報に関する情報の保存要件廃止
スキャナ保存の際に、200dpi以上の解像度、256諧調（1677万色）以上などの情報の記録が不要になります。なお、これらの情報を保存しておくことは不要となりましたが、スキャナで読み取る際に守らなければならない解像度（200dpi 以上）や階調（原則としてカラー画像）などの要件自体に変更はありません。

2. 入力者等に関する情報の確認要件を廃止
誰がスキャンしたか（またはその監督者）の情報の記録が不要になります。（電子取引データ保存についても同様）

3. 帳簿との相互関連性要件の対象を契約書・領収書等の重要書類に限定
スキャンした書類と帳簿との関連性を保持できるシステムが、重要書類のみに限定されます。この見直しにより、「一般書類（見積書･注文書等や納品書の写しのように、資金や物の流れに直結・連動しない書類）」をスキャナ保存する場合については、相互関連性の確保が不要となりました。

HRMOS経費上での電子帳簿保存法対応

電子帳簿保存には電子データで受領した領収書や請求書などを電子データのまま保存する「電子取引」と、紙で受領した領収書や請求書を電子化して保存する「スキャナ保存」の2つがありますが、HRMOS経費はどちらのケースにも対応しています。

HRMOS経費の「電子取引」は、電子データで受領した領収書や請求書等について、電子帳簿保存法の電子取引保存要件を満たして保存できます。電子データを適正に保管・管理し、必要な条件ですぐに検索できます。

また、「スキャナ保存」は、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度の要件に対応しており、紙で受領した後電子データ化した領収書や請求書にタイムスタンプを付与して保存できます。
書類のデータを適正に保管・管理し、必要な条件ですぐにデータ検索が可能です。
※スキャナ保存機能はオプション機能です。

HRMOS経費での「電子取引」「スキャナ保存」の取り扱いや操作方法については以下サポートサイトをご確認ください。
→電子取引証票管理の流れ
→スキャナ保存ファイル管理の流れ