スキャナ保存ファイル管理の流れ

対象機能
電子帳簿保存：スキャナ保存（オプション）

誰が利用できますか
・管理者・承認者・申請者

概要

HRMOS経費にて、スキャナ保存ファイルをアップロード・該当ファイルを伝票に添付し、支払確定まで進むと履歴を作成します。
操作手順とともに電子帳簿保存法の要件を満たすタイミングをご案内します。

※スキャナ保存機能はオプション機能です。利用をご検討の場合は、サポート窓口までお問い合わせください。

※電子取引証票管理の流れについては、以下サポートサイトをご確認ください。
→電子取引証票管理の流れ

目次

・スキャナ保存ファイルを管理する際の事前設定
・証票の受領
・証票を登録
・伝票に添付
・承認処理～支払確定
・履歴の作成
・原本の保存について

スキャナ保存ファイルを管理する際の事前設定

[管理]タブ＞電子帳簿保存　にて必要な設定箇所です。
以下設定を行ったうえでスキャナ保存ファイル管理の使用を開始してください。

ユーザーごとに、スキャナ保存ファイルのアップロードと伝票への添付を許可するかどうか設定できます。
権限設定＞WEB権限：スキャナ保存ファイル添付可否　を有効にしてください。

スキャナ保存履歴を閲覧させたいユーザーに対しては、
権限設定＞WEB権限：スキャナ保存履歴データ検索　を有効にしてください。

その他の設定項目は以下サポートサイトをご確認ください。
→電子帳簿保存｜機能設定

証票の受領

紙で受け取った証票は、そのまま紙で保管もしくは、スキャナや写真撮影で電子データ化して保管します。

～電子帳簿保存法　ポイント～

「HRMOS経費」は、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証・電子取引ソフト法的要件認証」を取得しております。

証票を登録

紙で受け取った証票をスキャナや写真撮影で電子データ化して、HRMOS経費に登録します。
拡張子 pdf のファイルのみ登録できます。
証票を登録する操作は3通りあります。利用例をもとに利用状況にあった登録方法を選択してください。
登録方法の違いによる差分は発生しません。

証票の登録先を誤ると電子帳簿保存法に適用されない場合があります。ご注意ください。
→管理できるファイルの違い

～電子帳簿保存法　ポイント～

スキャナ保存ファイルとして登録するタイミングで、以下保存要件を満たしているかチェックしています。
以下要件を満たさない場合、HRMOS経費に登録ができません。
・解像度（200dpi）
・色空間RGB（フルカラー）
・階調（256階調）
→ファイル登録時のエラー対応

～電子帳簿保存法　ポイント～

証票をアップロードした直後にタイムスタンプを付与します。
タイムスタンプ付与により証票の「真実性の確保」をします。
※タイムスタンプの付与に関する詳細は以下サポートサイトをご確認ください。
→タイムスタンプ

※タイムスタンプの付与がない場合でも、訂正・削除を確認できるシステムのため、電子帳簿保存法の要件を満たしています。
※タイムスタンプの付与期間（受領後最長2か月7営業日までの付与）は、支払確定以降にスキャナ保存履歴検索画面の「処理日数」を目安にご確認ください。
支払確定以前の日数を含めた日数管理はできかねますので、運用ルールを設けてご対応ください。

～電子帳簿保存法　ポイント～

保存要件の1つ「検索機能の確保」に必要な情報「取引年月日」「取引金額」「取引先名」は、以下の登録情報を参照しています。
取引年月日：証票登録時に入力する情報を参照。空白の場合、明細の取引日を参照。
取引金額・取引先名：証票登録時に入力する情報ではなく、証票と紐付ける伝票に記載した情報を参照。

	交通費精算・出張精算・海外出張精算・経費精算伝票 の明細に添付した証票	支払依頼伝票に添付した証票
取引 年月日	（カメラ撮影の証票の場合） 証票登録画面の取引日 （複合機によるスキャニングで保存した証票の場合） 伝票明細の取引日	（複合機によるスキャニングで保存した証票の場合） 伝票ヘッダーの取引日
取引金額	伝票明細の金額	伝票の合計金額
取引先名	伝票明細の領収書発行元	伝票の取引先

証票登録時に任意で入力する「取引年月日」「取引日」「金額」が空欄になっていても、
保存要件上問題ありません。

伝票に添付

伝票にスキャナ保存ファイルを添付する手順は以下サポートサイトをご確認ください。
→スキャナ保存ファイル添付

≪交通費精算・出張精算・海外出張精算・経費精算の場合≫
・1つの証票を1つの明細に添付できます。
・2つ以上の証票を1つの明細には添付できません。
・1つの証票を複数の明細に添付できます。
→複数の領収書を1枚の台紙に貼り付けた場合の処理

≪支払依頼の場合≫
・1つの証票を請求書PDFとして1つの伝票に添付できます。
・2つ以上の証票を請求書補助書類として1つの伝票に添付できます。

承認処理～支払確定

スキャナ保存ファイルは承認者・支払確定者にて差し替え・削除が可能です。
→承認者による伝票編集

明細にある証票チェックボックスにチェックを入れているにもかかわらず、証票を添付していない明細が存在する場合、支払確定を行うことはできません。
対応方法は以下サポートサイトをご参照ください。
→支払確定画面で「証票ありの明細に証票PDFが添付されていません。」と表示されます。

支払確定を1度でも行うと、スキャナ保存履歴検索に該当証票が表示されます。
支払確定前までの操作については履歴に残りません。

履歴の作成

支払確定を1度でも行うと、スキャナ保存履歴検索画面にて検索や証票の閲覧が可能になります。
履歴検索の詳細は以下サポートサイトをご確認ください。
→スキャナ保存履歴検索

～電子帳簿保存法　ポイント～

【検索条件】
「検索機能の確保」に必要な情報「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を用いて検索・閲覧することが可能なため、税務調査の際にはスキャナ保存履歴検索画面をご利用ください。

【バージョン管理】
スキャナ保存履歴検索ではバージョンの管理を行っています。
支払確定→確定取消→証票差し替え（伝票から証票削除）→再度支払確定
など訂正や削除をされたことが確認できるようになっています。

【会計ソフトとの関連性】
会計ソフトとの関連性は伝票番号にて紐づけが可能です。詳細は「スキャナ保存履歴検索」内の記載をご確認ください。

【履歴削除】
スキャナ保存履歴検索に載ったスキャナ保存ファイルはHRMOS経費上から削除ができないようになるため、保存義務期間中誤って削除する等は発生しません。
※スキャナ保存ファイルを保存する容量は無制限です。

原本の保存について

電子帳簿保存法では、
スキャナ保存によるタイムスタンプの付与期間（＝入力期間）を［最長約2か月と概ね7営業日以内］と定めています。

入力期間内に処理を進めていれば、通常は原本の破棄が可能ですが、
期間を超過してしまった場合は、通常の処理と併せて原本の保管が必要となり、
破棄されていると、仕入税額控除の否認や、青色申告の承認取消しとなる可能性がありますのでご注意下さい。

参考：電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】（令和２年６月）｜国税庁

【入力期間の超過を管理する方法】

［電子帳簿利用設定＞電子帳簿保存締日］を設定することで、以下の機能が活用いただけます。

▼［画面左上の三本線＞電子帳簿保存＞スキャナ保存履歴検索］にて、

　「電子帳簿保存締日」を超えた場合、超過日数を赤字で表示します。

【原本保存アラート機能】

▼以下の各タイミングで、67日（※）を超過しているアラートを表示します。

※［最長約2か月と概ね7営業日以内］を考慮した日数です。営業日や設定に関係なく、67日間を超えるとアラートが表示される仕様です。原本の保存が必要な期間の目安としてご活用ください。

また、上記の「超過日数」を超えた場合ではありませんのでご注意ください。

・証票登録時点で、起票者に対してアラートを表示。

・伝票起票時点で、起票者に対してアラートを表示。

・伝票承認時点で、承認者に対してアラートを表示。

・支払確定時点で、確定者に対してアラートを表示。

※アラートはWEB版のみの機能です。