電子取引証票管理の流れ

対象機能
電子帳簿保存：電子取引

誰が利用できますか
・管理者・承認者・申請者

概要

HRMOS経費にて、電子取引証票ファイルをアップロード・該当ファイルを伝票に添付し、支払確定まで進むと履歴を作成します。
操作手順とともに電子帳簿保存法の要件を満たすタイミングをご案内します。

※スキャナ保存ファイル管理の流れについては、以下サポートサイトをご確認ください。
→スキャナ保存ファイル管理の流れ

目次

・電子取引証票を管理する際の事前設定
・証票の受領
・証票を登録
・伝票に添付
・承認処理～支払確定
・履歴の作成

電子取引証票を管理する際の事前設定

[管理]タブ＞電子帳簿保存　にて必要な設定箇所です。
以下設定を行ったうえで電子取引証票管理の使用を開始してください。

その他の設定項目は以下サポートサイトをご確認ください。
→電子帳簿保存｜機能設定

～電子帳簿保存法　ポイント～

2024年1月から電子取引における電子データ保存が完全に義務化されました。
上記の設定がされていない場合、HRMOS経費上で電子帳簿保存法の要件を満たすことはできませんので、ご注意ください。

電子取引履歴を閲覧させたいユーザーに対しては、ユーザーマスター＞権限設定＞[WEB権限：電子取引履歴データ検索]を有効にしてください。

証票の受領

電子データで受け取った証票は、そのまま電子上での保存が必要です。
拡張子 bmp , png , jpg , jpeg , gif , pdf のファイルのみ登録できます。

～電子帳簿保存法　ポイント～

HRMOS経費は、
JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証・電子取引ソフト法的要件認証」
を取得しております。

証票を登録

受領した電子データの証票をHRMOS経費に登録します。
証票を登録する操作は以下の通りです。利用例をもとに利用状況にあった登録方法を選択してください。登録箇所の違いによる差分は発生しません。

証票の登録先を誤ると電子帳簿保存法に適用されない場合があります。ご注意ください。
→管理できるファイルの違い

～電子帳簿保存法　ポイント～

証票をアップロードした直後にタイムスタンプを付与します。
タイムスタンプ付与により証票の「真実性の確保」をします。
※タイムスタンプの付与に関する詳細は以下サポートサイトをご確認ください。
→タイムスタンプ

※タイムスタンプの付与がない場合でも、訂正・削除を確認できるシステムのため、電子帳簿保存法の要件に適しております。
※タイムスタンプの付与期間（受領後最長2か月7営業日までの付与）は、支払確定以降に電子取引履歴検索画面の「処理日数」を目安にご確認ください。
支払確定以前の日数を含めた日数管理はできかねますので、運用ルールを設けてご対応ください。

～電子帳簿保存法　ポイント～

保存要件の1つ「検索機能の確保」に必要な情報「取引年月日」「取引金額」「取引先名」は、以下の登録情報を参照しています。
取引年月日：証票登録時に入力する情報を参照。空白の場合、明細の取引日を参照。
取引金額・取引先名：証票登録時に入力する情報ではなく、証票と紐付ける伝票に記載した情報を参照。

	交通費精算・出張精算・海外出張精算・経費精算 伝票の明細に添付した証票	支払依頼伝票に添付した証票
取引年月日	証票登録画面の取引日 ※証票登録画面に取引日が登録されていない場合、伝票明細の取引日	証票登録画面の取引日 ※証票登録画面に取引日が登録されていない場合、伝票の取引日
取引金額	伝票明細の金額	伝票の合計金額
取引先名	伝票明細の領収書発行元	伝票の取引先

証票登録時に任意で入力する「取引日」「金額」が空欄になっていても保存要件上問題ありません。
※証票ファイル重複チェックが有効であれば「取引日」「金額」は必須項目です。

伝票に添付

伝票に電子取引証票を添付する手順は以下サポートサイトをご確認ください。
→電子取引証票ファイル添付

基本的に1つの明細に1つの証票を登録します。（支払依頼は1つの伝票に1つの証票）
電子取引の場合、1つの証票を複数の明細に添付することはできません。
1つの証票の中に内訳が異なる項目が存在する場合は、按分機能を利用します。
金額を合算した1明細を按分し、明細を分割させます。
分割した明細には同じ証票が添付されている状態になります。
→費用按分

承認処理～支払確定

電子取引証票は申請者による差し替え・削除が可能です。
承認者・支払確定者にて不備を確認した場合は差し戻しを行います。
→承認処理
→差戻し処理

明細にある証票チェックボックスにチェックを入れているにもかかわらず、証票を添付していない明細が存在する場合、支払確定を行うことはできません。
対応方法は以下サポートサイトをご参照ください。
→支払確定画面で「証票ありの明細に証票PDFが添付されていません。」と表示されます。

※
・[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿（スキャナ保存）利用設定]を[利用しない]に設定されている機能
・[管理]タブ＞共通＞[証票ファイル必須チェック]が有効
の場合、明細にある証票チェックボックスにチェックを入れているにもかかわらず、証票を添付していない明細が存在する場合、承認依頼時点で警告メッセージが表示されます。
→証票ファイル必須チェック

支払確定を1度でも行うと、電子取引履歴検索に該当証票が表示されます。
支払確定前までの操作については履歴に残りません。

履歴の作成

支払確定を1度でも行うと、電子取引履歴検索画面にて検索や証票の閲覧が可能になります。
履歴検索の詳細は以下サポートサイトをご確認ください。
→電子取引履歴検索

～電子帳簿保存法　ポイント～

【検索条件】
「検索機能の確保」に必要な情報「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を用いて検索・閲覧することが可能なため、税務調査の際には電子取引履歴検索画面をご利用ください。

【バージョン管理】
電子取引履歴検索ではバージョンの管理を行っています。
支払確定→確定取消→証票差し替え（伝票から証票削除）→再度支払確定
など訂正や削除をされたことが確認できるようになっています。

【会計ソフトとの関連性】
会計ソフトとの関連性は伝票番号にて紐づけが可能です。詳細は「電子取引履歴検索」内の記載をご確認ください。

【履歴削除】
電子取引履歴検索に載った電子取引証票はHRMOS経費上から削除ができないようになるため、保存義務期間中誤って削除する等は発生しません。
※電子データを保存する容量は無制限です。