HRMOS経費で電子帳簿保存法の要件を満たす方法
「スキャナ保存」というオプションをご契約いただくことで、
取り込んだ証票ファイルを、電子帳簿保存法の要件を満たした状態でHRMOS経費に保存する事ができます。
電子帳簿保存法の要件とは
電子帳簿保存法の保存の主な要件は、対象となる書類の種類ごとに以下のとおりです。
（以下は一部抜粋です。詳細は国税庁HPをご参照ください。）
▼電子取引証票の場合
［電子取引証票］とは、メールで受け取ったPDFの請求書や、Amazon等のECサイトからダウンロードした領収書などを指し、それを保存する場合の要件は以下のとおりです。
| 分類 | 主な要件 |
|---|---|
真実性の確保 |
改ざんを防ぐため、以下のいずれかを行う ・訂正削除の履歴が残るシステムで保存 ・タイムスタンプの付与 ・「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用する |
可視性の確保 |
以下の条件での検索機能の確保 ・取引年月日・金額・取引先 ・日付、または金額での範囲指定検索 ・すぐにデータを閲覧できる環境の確保 |
▼スキャナ保存の場合
紙で受け取った領収書や請求書をスキャン（またはスマホ撮影）して保存する場合の要件は以下のとおりです。
- 入力期限 ： 2ヶ月＋7営業日以内にスキャナ保存を実施※
- 画質 ： 200dpi以上、256階調以上
- タイムスタンプ： 原則必要
- 原本 ： 条件を満たしてスキャンすれば、破棄可能。
※2ヶ月＋7営業日を経過した場合は、スキャナ保存に加え、原本も保存して下さい。
参考：電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存
なお、「スキャナ保存」オプションのご契約がない状態で取り込んだファイルは、
［領収書ファイル管理］に保存されますが、タイムスタンプが記録されません。
そのため電子帳簿保存法の要件を満たすことができませんので、ご了承ください。
▼状態を確認できる箇所
［左上３本線＞電子帳簿保存＞スキャナ保存履歴検索（または、電子取引履歴検索）］をクリック
表示された一覧画面にて、
保存された証票の情報を確認することが可能です。
参考：スキャナ保存履歴検索
参考：電子取引履歴検索
▼スキャナ保存ファイルの撮影や取込ツールについて
［HRMOS経費アプリ］でも［領収書撮影アプリ］でも、
どちらのツールからの撮影でも、電子帳簿保存法の要件を満たすことが可能です。
なお、PCからの取込の場合は、
［左上の三本線＞電子帳簿保存＞スキャナ保存ファイル管理］からの登録か、
明細の［証票PDF］リンクからであれば、［新規登録］ボタンをクリックして開いた画面にて、
［スキャナ（領収書発行元から紙で受領した場合）］を選択することで、
電子帳簿保存法の要件を満たすことが可能です。