海外出張申請

海外出張申請  起票画面

本画面で申請伝票の編集、追加、削除、印刷、承認依頼を行います。

※下図画面は仮登録の伝票を表示している状態です。伝票の処理状況(新規追加、仮登録、承認依頼中等)によって非表示となる項目、ボタン等があります、またシステム管理者の設定により項目名称の変更、非表示となる項目、ボタン等もあります。

※項目名称先頭の*は当該項目が必須項目であることを示します。必須項目は設定により変わります。

日付

No	項目名	説明
1	申請日	海外出張申請伝票を起票した日時を表示します。伝票内容の編集、または承認依頼をすると日時も当日、当時刻に更新されます。
2	出張者	出張者の氏名が表示されます。[ユーザーマスター]の設定により新規海外出張申請伝票起票時に出張者を変更して伝票を代理起票することができます。 ※明細の[入力元]に(定期券を利用した入力)が含まれる伝票は、コピー後[出張者]の変更はできません。
3	行先	全角２５文字以内で行先を入力します。
4	備考	全角５０文字以内で備考を入力します。
5	[仮払]ラジオボタン	仮払いの有無を選択します。仮払いを希望しない場合は[希望しない]にチェックをつけます。[仮払金額]は入力不可となります。仮払いを希望する場合は[希望する]にチェックをつけます。[仮払金額]が必須項目となります。
6	仮払金額	No５で[仮払]を[希望する]に選択した場合、仮払金額を入力します。仮払金の受け取り方法([現金][振込])を選択します。
7	出張期間	出発日時、帰着日時を入力します。 ※明細を作成すると入力項目は入力不可となり表示のみとなります。その後は作成した明細の[日付]を自動的に反映します。 ※システム管理者の設定により、入力可否(手動または自動)の設定ができます。 →一般ユーザー(日付入力支援)
8	伝票No	伝票Noを表示します。伝票Noは自動採番です。
9	入力者	入力者の氏名が表示されます。
10	ファイル	当該伝票に対してファイルを添付できます。例えば出張計画書等をスキャニングしてPDFファイルを作成し、そのファイルを添付することができます。 ※ファイルは仮登録後に添付可能となります。 ※ファイルが添付されている場合は[添付あり]とリンク表示されます。当該リンクをクリックすると添付ファイルを参照することができます。
11	[ごみ箱]アイコン	添付ファイルを削除します。 ※[ごみ箱]アイコンは添付ファイルを登録すると表示されます。
12	[チケット]ドロップダウンリスト	利用する交通機関のチケット手配の有無を選択します。
13	支払希望日	仮払いを希望した場合の仮払金額の支払希望日を入力します。 →一般ユーザー(日付入力支援)
14	出張費計	明細に追加した金額、日当計、宿泊費計等の合計額を表示します。
15	更新者	伝票の最終更新者名が表示されます。
16	伝票状態	伝票の状態が表示されます。
17	承認欄	伝票の承認依頼後、承認者が承認処理を行うと承認欄に印鑑もしくは承認者名が表示されます。 ※システム管理者の設定により、承認者名のリンクをクリックして承認者検索画面を開き、承認者を変更することができます。 ※[個人設定]の[承認欄表示]により承認欄の表示形式(承認者名/印鑑)を変更することができます。 ※印鑑を表示する場合は、あらかじめ印鑑を作成しておく必要あります。 →一般ユーザーその他(印鑑登録)
18	[承認]リンク	承認欄枠外の[承認]リンクをクリックすると[承認ルート検索]画面が開きます。[承認ルート検索]画面の検索条件に応じて表示された承認ルートに変更することができます。
19	[代理]リンク	承認欄枠外の[代理]リンクをクリックすると[代理承認者]画面が開きます。承認欄に表示されている承認者の代理承認者を確認することができます。
20	海外日当・宿泊費規定額表	システム管理者が登録した自社の日当規定額表等を表示します
21	[駅すぱあと]ボタン	[駅すぱあと]を利用して交通費精算の明細を作成します。 →駅すぱあとを利用した入力
22	[手入力]ボタン	クリックすると明細入力画面を表示しますので、明細を手入力します。
明細入力画面の項目
23	日付	実際の精算発生日を入力します。 ※ICカードから読込んだ場合は自動で入力されます。 →日付入力支援
24	時間	業務時間等を入力します。
25	負担部門	初期表示は出張者の所属部門が表示されます。 部門コードを入力するかをクリックして[負担部門]検索画面が開き、負担部門検索画面から部門を選択することにより負担部門を変更することもできます。
26	[用件]ドロップダウンリスト	用件を選択します。 ※用件マスターの設定に基づき選択した用件により必須項目が変更されます。
27	出発地	全角30文字以内で出発地を入力します。 ※[駅すぱあと]を利用した場合、自動的に入力されます。 ※[出発地][目的地]の項目名称の間の ⇔ アイコンをクリックすると[出発地]と[目的地]に入力されている値が入れ替わります。往路の明細から復路の明細を作成する際などに便利です。 ※[駅すぱあと]を利用した作成した明細を⇔アイコンをクリックして[出発地][目的地]を入れ替え、行更新をした場合、入力元は[手]となります。
28	目的地	全角30文字以内で目的地を入力します。 ※[駅すぱあと]を利用した場合、自動的に入力されます。
29	[交通機関]ドロップダウンリスト	利用予定の交通機関を選択します。 ※システム管理者の設定に基づき[駅すぱあと]を利用した場合、自動的に入力されます。
30	距離	距離を入力します。 ※[駅すぱあと]を利用した場合、経路を選択すると自動的に入力されます。
31	金額	金額を入力します。 ※[駅すぱあと]を利用した場合、自動的に入力されます。
32	[通貨]ドロップダウンリスト	[区分マスター]の[通貨]に登録されているデータから通貨を選択します。
33	レート	[日付]項目に入力した日付が、[レートマスター]の当該通貨の[開始日][終了日]に指定した日付の範囲内にある場合、[通貨]項目選択時に、レートマスターに登録されている当該通貨のレートを自動的に表示します。 ※[区分マスター]の[通貨]の設定により本項目の変更可否を設定できます。[JPY]選択時、本項目は入力不可となります。
34	円変換額	[金額]×[レート]の値を算出して表示します。
35	[証票]チェックボックス	証票がある場合にチェックをつけます。
36	[支払方法]ドロップダウンリスト	[区分マスター]の[支払方法(海外出張)]に登録されているデータから支払方法を選択します。
37	カード利用日	[支払方法]で[カード]を選択した場合に利用日を入力します。 →一般ユーザー(日付入力支援)
38	宿泊種別	宿泊種別を選択します。
39	宿泊日数	海外出張期間中の宿泊日数を入力します。[宿泊費]×[宿泊日数]で合計宿泊額を算出します。 ※システム管理者の設定により、宿泊日数を計算に利用しないケースもあります。
40	宿泊費	をクリックすると[宿泊費]×[宿泊日数]の値を表示します。システム管理者の設定により、宿泊費の手動による変更の可否を設定できます。
41	宿泊費(円)	[宿泊費]× [レート]で合計宿泊費を算出して円で表示します。
42	日当種別	日当種別を選択します。
43	日当日数	出張期間中の日当が適用される日数を入力します。[日当5][日当6]で入力された[日当額]×[日当日数]で合計日当額を算出します。 ※システム管理者の設定により、日当日数を計算に利用しないケースもあります。
44	日当5	クリックすると[日当額]×[日当日数]の値を表示します。 ※システム管理者により、日当額の手動による変更の可否を設定できます。 ※日当は外貨で入力することもできます。
45	日当5(円)	[日当5]× [レート]で合計日当額を算出して円で表示します。
46	日当6	をクリックすると[日当額]×[日当日数]の値を表示します。 ※システム管理者により、日当額の手動による変更の可否を設定できます。 ※日当は外貨で入力することもできます。
47	日当6(円)	[日当6]× [レート]で合計日当額を算出して円で表示します。
48	メモ	全角25文字以内でメモを入力します。 ※桁数はシステム管理者の設定により最大全角40文字まで入力可能となります。
49	プロジェクト	該当明細のプロジェクトコードを入力するか、をクリックして[プロジェクト]検索画面が開き、プロジェクト検索画面からプロジェクトを選択することによりプロジェクトを入力します。
50	[キャンセル]ボタン	明細に入力した内容を保存しないでキャンセル(クリア)します。 ※[キャンセル]ボタンは明細の[編集]ボタンをクリックすると表示されます。
51	[登録]ボタン	明細に入力した内容を更新(保存)します。
登録後の明細項目
52		同日日付の明細がある場合、当該明細を項目昇順で並び替えをしていることを示しています。
53		同日日付の明細がある場合、当該明細を項目降順で並び替えをしていることを示しています。
54		当該明細をコピーしていることを示しています。
55		当該明細を削除していることを示しています。
明細下部の項目
56	[承認依頼]ボタン	承認依頼をします。 ※承認依頼後、伝票内容は変更できなくなりますが、承認依頼後に表示される[承認取下]ボタンをクリックすると承認依頼がキャンセルされ、再度仮登録状態となり編集可能となります。 ※承認依頼後、承認者が当該伝票に対して承認処理を行うと承認取下げはできなくなります。
57	[承認取下]ボタン	承認を取下げます。 ※承認済の伝票の承認取下げはできません。その場合、承認者へ承認を取り消してもらうか差戻しを依頼してください。 ※[承認取下]ボタンは承認依頼後に表示されます。
58	[仮登録]ボタン	伝票を保存します。仮登録状態にある伝票は承認対象にはなりません。 ※起票済み伝票の編集時に明細行を更新した場合は自動的に仮登録状態となりますが、ヘッダー項目(精算方法、備考等)を更新した場合は[仮登録]ボタンをクリックしないと変更内容は保存されませんのでご注意ください。
59	[伝票メニュー]ボタンの[伝票削除]	表示している伝票を削除します。 ※削除した伝票を元に戻すことはできませんのでご注意ください。
60	[伝票メニュー]ボタンの[日当一括計算]ボタン	日当を自動計算します。[日当一括計算]ボタンをクリックすると、明細行の日付毎に日当を自動で計算します。
61	[伝票メニュー]ボタンの[印刷]ボタン	出張申請書を印刷します。[印刷]ボタンをクリックすると交通費精算書のプレビュー画面を表示します。
62	[伝票メニュー]ボタンの[伝票コピー]	表示している伝票をコピーして同内容の新規伝票(仮登録)を作成します。
63	[一覧に戻る]ボタン	[出張申請一覧]画面を表示します。