クレジットカード機能は、クレジットカード会社から受領されるクレジットカードデータを利用して、一般ユーザーが「HRMOS経費」の[交通費精算][出張精算][経費精算][海外出張精算]の精算伝票にてクレジットカードデータを選択し、精算データを入力することができる入力支援機能です。
ここではクレジットカード機能を利用するための設定について説明しています。
目次
クレジットカードデータフロー
下図はお客様がクレジットカード会社加盟店においてクレジットカードを使用して物品等を購入してから、HRMOS経費上で精算画面に利用明細として表示されるまでの流れです。
クレジットカード機能の開始手順フロー
[クレジットカード機能]の利用を開始するためには、システム管理者は次のフローに従って設定を行います。
|
1 |
レイアウト設定 | 使用するクレジットカードのファイル仕様レイアウトを取込みます。 →レイアウト設定([レイアウト取込み手順]) |
| 2 | ユーザーマスター |
使用するクレジットカードのファイル仕様レイアウトを取込みます。 ※取込んだクレジットカードデータの一覧画面の参照範囲の設定、必要に応じてクレジットカードデータの取込み画面の使用可否設定を行います。 |
| 3 | 区分マスター | [分類]の支払方法(交通費精算)、支払方法(出張精算)、支払方法(経費精算)にてそれぞれ使用するクレジットカードの支払方法を登録します。また海外出張精算を利用する場合は[分類]の支払方法(海外出張精算)および通貨を登録します。 →マスターデータの登録(区分マスター(クレジットカード機能の支払方法の設定) |
| 4 | クレジットカードデータ 取込機能設定 |
[カードデータ取込]の利用可否設定、[区分マスター]にて登録した支払方法の[コード]の設定等、クレジットカードデータの取込みに関する設定を行います。 →クレジットカードデータ取込機能設定([機能設定の編集]) |
以上で[クレジットカード機能]を利用するための設定は完了です。
※クラウドサービスでご利用の場合、レイアウト設定と一部の機能設定はezSoftにて設定いたします。
レイアウト設定
本画面ではクレジットカード単位でクレジットカードのファイル仕様レイアウトの取込みについて説明しています。ファイル仕様レイアウトを取込むことで、「HRMOS経費」にて当該クレジットカードデータの取込みを可能とします。
※クレジットカードのファイル仕様レイアウトは最大５件まで登録することができます。
※クラウドサービスでご利用の場合、お客様によるレイアウトの取込み、削除はできません。
レイアウト取込み手順
ezSoftが提供するクレジットカードのファイル仕様レイアウト(xlsxファイル)を「HRMOS経費」に取込みます。
《取込むファイルについて》
ezSoftより提供されるレイアウトファイル(xlsxファイル)は、編集しないで取込んでください。編集して取込んだ場合、正常に動作しない場合があります。
1. 管理タブをクリックします。
管理者メニューを表示します。
2. [管理者メニュー]のクレジットカードデータ連携をクリックします。
[クレジットカードデータ取込機能設定]を表示します。
3. レイアウト設定タブをクリックし、[レイアウト設定]画面にて取込ボタンをクリックします。
[レイアウト設定 取込]を表示します。
4. 参照ボタンをクリックして、クレジットカードのファイル仕様レイアウト(xlsxファイル)を指定し、取込ボタンをクリックします。
レイアウト取込みは完了です。レイアウト設定画面に取込んだファイルのクレジットカード名が表示されます。
↓
レイアウト出力手順
取込んだレイアウトの内容を確認します。
《出力したファイルについて》
レイアウト出力にて出力したファイルは、何らかの問題が生じた場合に設定内容を確認するためのものです。出力したファイルを編集して取込むことはしないでください。
1. [レイアウト取込み手順]の手順１～２を行います。
[レイアウト設定]を表示します。
2. レイアウト設定タブをクリックし、出力ボタンをクリックします。
[ファイルのダウンロード]ダイアログが表示されます。
※[出力]ボタンはファイル仕様レイアウトが取込まれていないと表示されません。
3. Excelファイルを開くか保存します。
Excelファイルを開く場合は[ファイルを開く]ボタンをクリックします。保存する場合は[保存ボタン]をクリックします。
レイアウトが出力されます。
レイアウト詳細確認
取込んだレイアウトの内容を確認します。
※通常、取込んだレイアウトの設定を確認する必要はありません。
1. [レイアウト取込み手順]の手順１～２を行います。
[レイアウト設定]を表示します。
2. レイアウト設定タブをクリックし、当該カードの詳細ボタンをクリックします。
[レイアウト設定]の詳細が表示されます。
※[詳細]ボタンはファイル仕様レイアウトが取込まれていないと表示されません。
※取込んだファイルの形式(固定長形式/区切文字形式)により、一部のレイアウト項目の項目名称が変わります。
↓
ファイル形式→固定長形式| No | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ■基本情報 | ||
| 1 | ID | レイアウト設定の一覧画面にて登録した明細行に該当するIDを表示します。 |
| 2 | 名称 | クレジットカード名を表示します。 |
| 3 | 略称 | クレジットカード名の略称を表示します。 |
| ■レイアウト情報 | ||
| 4 | プログラム | クレジットカードデータをHRMOS経費のデータベースへ取り込むための取込プログラム種別です。 |
| 5 | ファイル形式 | ファイルの形式(固定長/区切文字)を表示します。 |
| 6 | 区切文字 | ファイルの形式が区切文字の場合のみ区切文字を表示します。 |
| 7 | ファイルヘッダー行数 | ファイルのヘッダー行数を表示します。 |
| 8 | ファイルフッター行数 | ファイルのフッター行数を表示します。 |
| 9 | 文字コード | ファイルの文字コードを表示します。 |
| 10 | [請求日]の名称 |
[クレジットカード(取込一覧)][クレジットカード一覧]画面の[請求日]項目の名称を表示。 ※本項目の名称はクレジットカード発行会社のレイアウトによります。 |
| 11 | [補足]の名称 | [クレジットカード(取込一覧)][クレジットカード一覧]画面の[補足]項目の名称を表示。 |
| ■レイアウト項目 | ||
| 12 | ID | レイアウト項目のIDを表示します。 |
| 13 | 名称 | レイアウト項目の名称を表示します。 |
| 14 | 対象行 | 当該レイアウトの対象行を表示します。 |
| 15 | 開始位置/位置 | ファイル形式が固定長の場合は[開始位置]、区切文字の場合は[位置]を表示します。 |
| 16 | 桁数 | 固定長の場合のみ、開始位置からの桁数を表示します。 |
| 17 | 取込元項目名 | 取込元の項目名を表示します。 |
| ボタン | ||
| 18 | 一覧に戻る | レイアウト設定の一覧画面へ戻ります。 |
| 19 | 閉じる | 本ウィンドウを閉じます。 |
| 20 | カード情報を削除する | 取込んだレイアウトを削除します。 |
クレジットカードデータ取込機能設定
[クレジットカードデータ取込機能設定]画面(以下[機能設定]といいます)ではクレジットカードデータ取込みに関する設定を行います。
機能設定の編集
機能設定の編集は「HRMOS経費」の［管理者］権限を有するユーザーのみ行うことができます。
1. 管理タブをクリックします。
管理者メニューを表示します。
2. [管理者メニュー]のクレジットカードデータ連携をクリックします。
[クレジットカードデータ取込機能設定]を表示します。
3. 検索項目の[分類]にて編集するクレジットカードを選択して、[検索]ボタンをクリックします。
選択したクレジットカードの機能設定が表示されます。
検索機能
必要に応じて検索項目に検索条件を入力して編集する機能設定項目を抽出します。複数の検索条件を組み合わせて検索することもできます。検索条件を入力して[検索]ボタンをクリックすると検索条件に該当する機能設定を表示します。
| 検索項目 | 内容 |
|---|---|
| 分類 |
分類を選択します。 [全て］・・・すべてのクレジットカードの機能設定が表示されます。 [共通]・・・カード1～カード５の共通の機能設定を表示します。 [カード]・・[レイアウト設定]のIDに該当するレイアウトの機能設定を表示します。 |
| 名称 | 機能設定の名称を指定します。1文字から検索が行えます。 |
| 値 | 機能設定の値を指定します。1文字から検索が行えます。 |
| 補助値 | 機能設定の補助値を指定します。1文字から検索が行えます。 |
| 説明 | 機能設定の説明のキーワードを指定します。1文字から検索が行えます。 |
| 機能No. | 機能設定の一意のナンバーを指定します。 |
4. 機能設定項目([値][補助値])を編集します。
機能設定は［値］［補助値］の２項目の設定となります。
各項目の詳細は下記の通りとなります。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 値 | 項目内容の説明に沿って設定値を入力します。 |
| 補助値 | 項目内容の説明に沿って設定値の補助値を入力します。 |
5. 更新ボタンをクリックします。
編集した内容が保存されます。
※機能設定ごとに[更新]ボタンをクリックしないと編集した内容が保存されませんのでご注意ください。
※[キャンセル]ボタンをクリックすると編集した内容がキャンセルされ、元の設定に戻ります。
機能設定のExcel出力
機能設定をExcelファイルで出力して一括で編集を行うことができます。
1. [機能設定]画面のExcel出力ボタンをクリックします。
[Webページからのメッセージ]ウィンドウが表示されます。
2. OKボタンをクリックします。
[ファイルのダウンロード]ダイアログが表示されます。
3. Excelファイルを開くか保存します。
Excelファイルを開く場合は[ファイルを開く]ボタンをクリックします。保存する場合は[保存ボタン]をクリックします。
《Excelのファイル名と出力先について》
Excelファイルの出力先はお使いのWEBブラウザの設定によります。[保存]ボタンをクリックした場合、ExcelファイルはWEBブラウザの設定による出力先に出力されます。
また出力先とファイル名は変更することができます。
出力先は[保存]ボタン横の[▼]ボタンより[名前を付けて保存]を選択し出力先を指定します。
ファイル名は[名前を付けて保存]ダイアログの[ファイル名]を直接変更します。
《Excelファイルの出力項目について》
Excelファイルのセルの背景色が■の列は実際にはコードでのみデータを保持している項目の名称であり、コードの内容を識別できるようにするために表示しています。
機能設定のExcel取込
機能設定より出力したExcelファイルを編集して、一括で取込むことができます。
1. [機能設定]画面のExcel取込ボタンをクリックします。
[クレジットカードデータ取込機能設定 取込]画面が表示されます。
2. 参照ボタンをクリックして、クレジットカードデータ取込機能設定(xlsxファイル)を指定し、取込ボタンをクリックします。
[Webページからのメッセージ]ウィンドウが表示されます。
3. OKボタンをクリックします。
取込みを完了します。
↓
機能設定項目詳細
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| No | 画面上の連番表示 |
| 編集 | 当該機能設定を編集する場合に[編集]ボタンをクリック。[編集]ボタンをクリックすると[更新]ボタンと[キャンセル]ボタンを表示。[更新]ボタンをクリックすると編集内容を保存。[キャンセル]ボタンをクリックすると編集内容をキャンセルして元の設定に戻す。 |
| 分類 | 対象クレジットカードの分類名称 |
| 名称 | [機能設定]の名称 |
| 値 | [機能設定]の値(編集可) |
| 補助値 | [機能設定]の補助値(編集可) |
| 更新日時 | データが更新された日時を表示 |
| 更新者 | データを更新したログインユーザー名を表示 |
| 機能No | [機能設定]の一意の番号を表示 |
| クレジットカード | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| No | 機能No | 名称 | 値 | 桁数 | |
| 補助値 | 桁数 | ||||
| 1 | 3701 | クレジットカード データ保持 |
- | - | |
|
クレジットカードデータの保持期間を日数で設定 クレジットカード利用日からカウントして指定した日数を経過するとクレジットカードデータが削除されます。 ※当面削除する予定がない場合は最大値9999(およそ27年間)等を設定します。
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4 | ||||
| 2 | 3703 | メモ編集可否 |
クレジットカードデータを取り込んで作成した精算伝票明細の「メモ」の編集を許可 0：しない 1：する ※メモ[項目]の編集を許可「１：する」に設定した場合、[メモ]に設定される利用先の情報を書き換えることが可能なため、クレジットカードデータの信頼性が薄れますことをご了承ください。
|
1 | |
| - | - | ||||
| 3* | 3704 | 全角変換文字 |
ファイルを取込む際に、設定された値を全角文字に変換して取込む ※特定のフィールドのみ
|
200 | |
| - | - | ||||
| 4 | 3705 | 取込結果メール 送信設定 |
取込結果メール送信を利用
0：しない
1：する
|
1 | |
| 表示上限件数 | 2 | ||||
| 5 | 3706 | 取込結果件名 |
取込結果メールの件名を設定
|
100 | |
| - | - | ||||
| 6 | 3707 | 取込結果メール ヘッダー |
取込結果メールのヘッダー部分の文章を設定
|
100 | |
| - | - | ||||
| 7 | 3708 | 取込結果メール フッター |
取込結果メールのフッター部分の文章を設定
|
100 | |
| - | - | ||||
| 8 | 3709 | 取込結果 ・カード利用日 |
取込結果メールにカード利用日を表示
0：しない
1：する
|
1 | |
| - | - | ||||
| 9 | 3710 | 取込結果 ・金額 |
取込結果メールに金額を表示
0：しない
1：する
|
1 | |
| - | - | ||||
| 10 | 3711 | 取込結果 ・利用先 |
取込結果メールに利用先を表示
0：しない
1：する
|
1 | |
| - | - | ||||
|
11* |
3601 3621 3641 3661 3681 |
カード1データ取込 カード2データ取込 カード3データ取込 カード4データ取込 カード5データ取込 |
クレジットカードデータ取込を利用 0：しない 1：する |
1 | |
| - | - | ||||
| 12* | 3602 3622 3642 3662 3682 |
結果メール送信設定(カード1～5) |
クレジットカードのデータ取込結果をメールで送信 0：しない 1：全結果通知 2：エラー時のみ通知 ※自動実行の設定時のみ有効
|
1 | |
|
結果メールを送る宛先を設定 ※「,」で区切ることで複数の宛先に送信可能
|
500 | ||||
| 13* | 3603 3623 3643 3663 3683 |
フォルダパス (カード1～5) |
- | - | |
|
クレジットカードの取込ファイルの格納フォルダパス ※自動実行の設定時のみ有効
|
500 | ||||
| 14* | 3604 3624 3644 3664 3684 |
ファイル名 (カード1～5) |
- | - | |
|
クレジットカードの取込ファイルのファイル名 ※「,」で区切ることで複数のファイルの指定ができる
※自動実行の設定時のみ有効
自動実行：タスクスケジューラーを使用してクレジットカードの取引データを「HRMOS経費」のデータベースに自動的に取込む処理です。 |
500 | ||||
| 15* | 3605 3625 3645 3665 3685 |
ファイル保存設定 (カード1～5) |
正常に処理したファイルを 0：そのまま 1：削除 2：ファイル名変更(ファイル名_yyyymmddhhmmss.xxx) |
1 | |
|
クレジットカードの取込ファイルの保存フォルダパス ※WEBから取込を行い保存する場合、必ず設定する必要があります(フォルダに書き込み権限の設定が必要)
|
500 | ||||
| ファイル保存設定の詳細 | |||||
手動実行の場合0：そのまま
ファイルは補助値で指定したフォルダに保存されます。 １：削除
ファイルは保存されません。 ２：ファイル名変更
ファイルはリネームされて補助値で指定したフォルダに保存されます。 |
自動実行の場合0：そのまま
ファイルは機能No.3603の補助値に指定したフォルダに保存されます。 ただし機能No.3605の補助値に指定したフォルダのパスが機能No.3603の補助値のパスと異なる場合、ファイルは機能No3605の補助値に指定したフォルダに移動されます。 １：削除
ファイルは削除されます。 ２：ファイル名変更
ファイルはリネームされて補助値で指定したフォルダに保存されます。 ※機能No.3603→3623、3643、3663、3683も同様です。
※機能No.3605→3625、3645、3665、3685も同様です。
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||||
| 16* | 3606 3626 3646 3666 3686 |
取込最大件数 (カード1～5) |
WEB画面から取込時の最大取込件数(推奨値：10,000) | 5 | |
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自動実行時の最大取込件数(推奨値：10,000) ※大量データを処理する場合、サーバーのスペック等に影響を受ける場合があるため、設定の変更には注意してください。
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5 | ||||
| 17 | 3612 3632 3652 3672 3692 |
支払方法 (交通費精算) (カード1～5) |
交通費精算伝票へ登録する際の支払方法(区分マスター支払方法(交通費)のコード)を設定。 | 3 | |
| - | - | ||||
| 18 | 3607 3627 3647 3667 3687 |
支払方法 (出張精算) (カード1～5) |
出張精算伝票へ登録する際の支払方法(区分マスター支払方法(出張)のコード)を設定。 | 3 | |
| - | - | ||||
| 19 | 3608 3628 3648 3668 3688 |
支払方法 (海外出張精算) (カード1～5) |
海外出張精算伝票へ登録する際の支払方法(区分マスター支払方法(海外出張)のコード)を設定。 | 3 | |
| - | - | ||||
| 20 | 3609 3629 3649 3669 3689 |
支払方法 (経費精算) (カード1～5) |
経費精算伝票へ登録する際の支払方法(区分マスター支払方法(経費)のコード)を設定。 | 3 | |
| - | - | ||||
| 21 | 3611 3631 3651 3671 3691 |
費用区分設定 (カード1～5) |
|
1 | |
| - | - | ||||
費用区分について精算伝票起票時に[クレジットカード]画面にてクレジットカードデータに対して、費用区分を設定します。 本項目にて費用区分3を選択した場合は[公費]のみとなりますので、費用区分は非表示となります。 [私費]・・・クレジットカードの個人的な利用によるクレジットカードデータです。 [公費]・・・ビジネスで利用したクレジットカードデータです。 [対象外]・・費用区分0を選択([私費][公費]がある場合)した場合は「HRMOS経費」にて精算しない[公費]が[対象外]となります。
費用区分2を選択([公費]のみがある場合)した場合は[公費]以外のすべてのクレジットカードデータが[対象外]となります。 ※設定した費用区分を変更すると、[クレジットカードデータ一覧]画面等で、それまで表示されていたデータが非表示となる場合がありますのでご注意ください。 例：費用区分０([公費][私費][対象外])から費用区分1([公費][私費])に変更した場合、
[クレジットカードデータ一覧]画面等にて[対象外]のデータは非表示となります。 |
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*クラウドサービスでご利用の場合、機能設定が表示されない場合があります。
クレジットカードデータ取込通知メール設定
カードデーターの取込後に、対象のカードが紐づけされているユーザーに対して、取込通知メールを送信する
設定方法です。
メールの記載内容は機能設定から設定可能です。
本文は他の通知メールと異なりヘッダー、ボディ、フッターの三部構成とします。構成の具体例は下図の通りです。
ボディ部はカード情報のうち、機能設定で選択した項目を表示します。
下記のサンプルではすべての項目を表示していますが、不要な項目があれば非表示にすることが可能です。
上記の3項目以外の項目をメール本文に載せることはできません。
メールに記載する取込データの件数には上限を指定することができます。
取り込んだクレジットカードデータの件数が多い場合はメールが非常に長くなる可能性があるため、メールに記載する取込データの上限件数を設定できます。
上限件数以上の取込データがあった場合は、ボディ部の一番下に「他○件」の記載を追加します。
通知メールはカードレイアウト単位に送信されるため、注意が必要です。
メールはカードレイアウト単位に送信するため、複数のクレジットカード連携を行っている場合は
複数のカード毎のメールが送信されます。
また複数のカード連携が実施される設定でも、1ユーザーが複数カードを使用する設定 (VISAとMasterなど) になっていなければ影響はありません。