概要
申請者が伝票の起票から承認依頼を行うまでの手順です。
「交通費精算」を例に伝票の起票方法、「出張申請」を例に「出張申請」から「出張精算」を起票する流れをご説明します。
| 手順の確認を終えると… ・申請者による伝票起票～承認依頼までの操作を把握できる ・様々な明細追加の手段を知ることができる |
伝票の新規登録(新規起票)の操作手順
※以下では参考として「交通費精算」での操作手順を記載しています。
1. メニューバーの［交通費精算］＞［新規登録］をクリックします。
メニューバーの［交通費精算］の右側にカーソルを合わせることでも新規登録を開始することができます。
2. 伝票入力欄が表示されますので、必要項目を入力します。
表示されている項目はイメージです。設定によって表示項目や並び順・必須制御を変更することが可能です。
| 項目名 | 桁/文字数 | 補足 |
|---|---|---|
| 申請日 | - |
交通費精算伝票を起票した日時を表示 伝票内容の編集、または承認依頼をすると日時も |
| 支払者 | - |
支払者の氏名が表示 支払者を変更して伝票を代理起票することが可能 |
| 精算方法 | - | [現金]か[振込]を選択 |
| 備考 | 全角25文字以内 | 備考を入力 |
| 合計 | - | 明細に入力した[金額]と[日当計]の合計額を表示 |
| 伝票No | - | 伝票Noを表示（自動採番） |
| 入力者 | - | 入力者の氏名が表示 |
| ファイル | - |
当該伝票に対してファイル添付が可能 ※ファイルは明細を作成した後に添付可能 |
3. 明細追加には以下の方法があります。
いずれかのボタンをクリックすると、明細が作成されます。ここでは［手入力］をクリックします。
≪明細追加方法 一覧≫
ICカードを使用して移動した経路等の情報をシステムに取り込むことで、
明細に移動経路の情報を入力する方法。
クレジットカードを使用して購入した取引情報を利用して明細を作成する方法。
[駅すぱあと]の経路検索機能を利用して明細を作成する方法。
頻繁に利用する経路をあらかじめ[訪問パターン]として登録しておき、伝票入力時に当該パターンを呼び出して明細を作成する方法。
スキャニングした領収書画像から金額・日付・発行元を読み取り、明細を作成する方法。
明細入力画面が表示され、1項目ずつ手入力して明細を作成する方法。
・手入力で発生しがちな入力ミスも、明細の追加方法を使い分けることで、申請者の入力ミスが減ります。
・入力元の種類によって確かな情報が入力されていることを承認者側からも分かりやすくなります。
4. 必要な項目を入力し、［登録］をクリックすると明細が1つ追加されます。
表示されている項目はイメージです。
| 項目名 | 補足 |
|---|---|
| 日付 | 実際の精算発生日を入力 |
|
負担 部門 |
部門コードを入力するか、 虫めがねマークより部門検索をして入力
登録した部門マスターが表示されます。 →部門マスターの登録 |
| 用件 |
登録された用件マスターが表示されます。 →用件マスターの登録 |
| 金額 | 交通費を入力 |
|
支払 方法 |
[マスター]タブ＞区分＞[支払方法(交通費)]に登録された支払方法が表示されます。 |
・入力の必須制御・表示/非表示・並び順は管理者側で変更可能です。
・選択した［負担部門］によって承認フローが変わります。
・選択した［用件］によって入力させたい項目を出しわけることが可能です。
| 明細を追加して、承認依頼を送信してみましょう！ |
5. 明細を追加すると、伝票入力欄の下に行が追加されます。他にも明細を追加する場合、手順3から繰り返します。
6. 明細の追加を終えたら、承認者に承認依頼を行います。画面右下［承認依頼］＞［OK］をクリックすると依頼の送信が完了します。
伝票作成を途中でやめたい場合、［仮登録］をクリックすると一時保存ができます。
依頼後に申請者は伝票の修正が出来ません。
修正を行いたい場合は承認者が承認操作を行う前に［依頼取下］をクリックすると、依頼を取り下げることができます。
伝票画面の右側にある承認欄は、登録した承認フローに紐づいています。
※承認フローの登録については承認フローマスターの登録をご確認ください
申請伝票(未精算伝票)から精算伝票を起票する流れ
※以下では参考として「出張申請」から「出張精算」を行う操作手順を記載しています。
1. トップ画面の「未精算」に表示されている「出張申請」をクリックします。
「未精算」には、仮払がない場合には最終承認が、仮払がある場合には支払確定が完了した伝票が表示されます。
2. 伝票の一覧が表示されますので、「出張精算」を起票する伝票の「未精算」をクリックして表示されるメニューの中から「精算入力」をクリックします。
３. 伝票入力画面が表示されますので、必要項目を入力します。
表示されている項目はイメージです。設定によって表示項目や並び順・必須制御を変更することが可能です。
《補足説明》出張精算の起票を中止する方法
1. 仮払がない場合
「出張精算」の起票を中止する伝票の「未精算」をクリックして表示されるメニューの中から「精算の起票を中止」をクリックします。
２. 仮払がある場合
「出張精算」の起票を中止する伝票の「未精算」をクリックして表示される メニューの中から「精算入力する」をクリックして、表示された伝票入力画面で明細を作成しないで、「承認依頼」をクリックします。
※仮払金の全額が「戻入」になる処理が行われます。
「精算の起票を中止」した「出張申請」は、「未精算」の状態には戻せないので、ご注意ください。
再度申請を行う必要がある場合には、「精算の起票を中止」した「出張申請」をコピーして、再度申請を行ってください。