概要
システム上で電子取引による証票の管理を行います。
| 設定を終えると… ・電子取引で受け取ったファイルを電子帳簿保存法に則って適切に管理することができるようになります。 ・伝票作成の際に電子取引による証票を添付することができるようになります。 |
前提 「電子取引」とは何か？
本システムの「電子取引証票証票ファイル管理」では①②によって受領したPDF等のデータファイルを取り扱います。
事前設定【電子取引証票ファイル管理】
電子取引証票ファイル管理機能を利用する前に事前の設定を行う必要があります。
1. ［管理］タブ＞［電子帳簿保存］ をクリックします。
2. 運用に応じて設定を行ってください。
※「電子帳簿利用設定」に関しては「電子取引証票ファイル管理」と「スキャナ保存ファイル管理」共通の設定になります。
※「業務サイクル」通常は2か月で設定していただいて問題ありません。
電子帳簿保存法の要件では最長69日間(業務サイクル+7営業日)となっております。
→国税庁HP 適用要件（外部サイト）
各機能ごとに利用する・しないを切り替えることが可能です。
ファイルの取込みを行う【電子取引証票ファイル管理】
| システム内で伝票に領収書や請求書の添付を行うには、事前準備として使用したいファイルをシステム内に取り込む必要があります。 こちらではその手順についてご説明いたします。 領収書の場合、OCRによる読み込みはできませんので、ご注意ください。 また、請求書の場合には、「請求書AI-OCR」のオプションをお申込みいただいていれば、OCRによる読み込みは可能です。 |
1. メニューアイコン＞［電子取引証票ファイル管理］ をクリックします。
2. ［新規作成］ をクリックします。
3. 必要事項を記入して［登録］ボタンを押してください。
| 項目名 | 桁/文字数 | 入力規則 | 補足 |
|---|---|---|---|
| 証票区分 | ‐ | ラジオボタン |
証票区分を選択 ※ワークフローの利用契約がない場合は「その他」の表示はされません。 |
※補足が必要な項目のみ抜粋して記載
取込みを行っていただいたファイルは、伝票作成時に表示される一覧に追加され選択を行うことが可能です。
※電子取引のPDFの場合、プレビューが表示されない場合もあります。
クリックすると画像全体を確認できます。
ファイル名には日時等を入れていただくなど、同じ名称のファイルを複数登録することは可能な限り避けてください。
証票ファイル重複チェックをオンにしていた場合、取込ファイル名が以前取り込んだファイル名と同一の際に重複とみなされアラートが表示されます。
※［管理］タブ＞機能設定＞共通内「証票ファイル重複チェック」にて切り替え可能
アラートを無視して登録することも可能ですが、本機能は重複申請を厳格に監視する機能となっており、アラートが出た状態で登録し続けることは推奨しません。
重複データが大量に蓄積されますと動作の遅延等の原因につながりますのでアラートが解消された状態で登録を行うことをおすすめします。
（例） ✕ ryosyusyo.pdf seikyu.pdf 〇 ryosyusyo_20220912_1.pdf seikyu_20220819.pdf
伝票の明細にファイルの添付を行う
※「支払依頼」の場合は《支払依頼でファイルを添付する方法》をご覧ください。
《領収書から明細を添付する方法》
※領収書OCRで読み取った領収書発行元・金額等を活用することが可能です。
1. 明細の入力方法から［手入力］を選択し、明細項目の［証票］にチェックを入れ［登録］をクリックします。
2. 証票PDF一覧から添付したいファイルの［選択］をクリックします。
3. 明細入力欄が立ち上がりますので必要項目を入力し、［登録］をクリックすると明細一覧の表示が変更され、明細に証票が添付されます。
ファイルを登録した際の領収書発行元・金額等が反映されるのは ［領収書］から入力を行った時のみになります。
《［領収書］以外の方法で追加した明細に領収書を添付する方法》
1. 明細の入力方法から［手入力］を選択し、明細項目の［証票］にチェックを入れ［登録］をクリックします。
［ICカード］［クレジットカード］［駅すぱあと］［パターン］から明細を作成する場合も同様の手順となります。
※作成した明細に添付を行う場合（［領収書］以外の方法で明細作成を行う場合）、ＯＣＲ機能で読み取った値は反映されません。
2. 添付する明細の［証票PDF］の［選択］リンクをクリックします。
3. 証票PDF一覧から添付したいファイルの［選択］をクリックすると明細一覧の表示が変更され、明細に証票が添付されます。
《支払依頼で請求書PDFを添付する方法》
支払依頼の場合はその他の精算方法とは違い、こちらの手順で添付を行って頂く必要がございます。
※明細追加前でも添付可能です。
1. 「支払依頼」の伝票で明細を1件以上作成します。
※電子帳簿保存に従って請求書処理を実施する場合は、1請求書につき1伝票の起票が必要となっております。
支払先が同一のケースでもひとまとめにしてしまった場合、電子取引における電子帳簿保存法の要件の「検索性」が担保されなくなる可能性がございます。
こちらに関する電子帳簿保存法の要件は以下をご覧ください。
→参考：国税庁HP 一問一答（外部サイト）
※「支払依頼」の場合、証票を必須の設定にしていた場合でもチェックの対象になりませんのでご注意下さい。
2. ヘッダー部分の［請求書PDF］をクリックしてください。
電子帳簿保存法の対象は ［請求書PDF］［請求書補助書類］へ添付したもののみです。
※［ファイル］への添付は対象となりません。 伝票作成の際には十分ご注意ください。
3. 添付を行いたい請求書を選択すると請求書PDF欄が「添付あり」の表示になり、ヘッダー部分に請求書が表示されます。
4. 納品書や請求明細など、請求書以外で支払依頼伝票に添付したい書類がある場合は【請求書補助書類】に添付しご利用ください。
※請求書は「請求書PDF」に添付いただき、「請求書補助書類」には添付しないようにお願いいたします。
ファイルの検索・確認【電子取引証票ファイル管理】
電子帳簿保存法の対象になっている伝票の確認方法をご紹介致します。
支払確定が済んでいる伝票に添付したファイル及びICカード・クレジットカード対象で精算を行った伝票が対象となります。
《権限設定》
検索の機能をご利用いただくには権限の設定が必要となります。
［マスター］タブ＞［ユーザー関連］＞［ユーザー］＞［権限設定］＞［WEB権限］タブ内「電子取引履歴データ検索」にチェックを入れ、登録を行ってください。
※設定を行った後、変更を適用させるためには再度ログインを行ってください。
本機能は監査対応等で履歴情報を確認・提出する際に使用します。
そのため基本的には一般ユーザーへの権限の付与は不要です。
《検索手順》
1. メニューアイコン＞［電子取引履歴検索］ をクリックします。
2. 任意の条件で絞り込みを行うことが可能です。
デフォルトでは全件表示されます。
