請求書WEB配信 – HRMOS経費サポートサイト

対象機能
請求書発行（オプション）

誰が利用できますか
管理者

概要

請求書の内容を確定させたあと、請求書（PDF）をWEBで閲覧できるURLを発行し、URLを記載したメールをご請求先へ配信できます。また、配信した請求書が閲覧されたかどうか確認することも可能です。請求書WEB配信の利用を開始するための事前準備と、利用方法を説明します。
▼機能イメージ

利用の申し込み

本機能を利用するためにはオプションのご契約が必要です。
オプションの追加はマイページよりお申込み可能です。
※マイページでお申込できない・契約についてご相談をされたい場合、サポート窓口までお問い合わせください。

オプション追加のお申込み後、弊社よりAPIキーのご案内メールを送付いたします。
事前準備の設定で使用するため保管をお願いいたします。
メールタイトル：【重要】HRMOS経費請求書オプションクラウド開通のご案内
※HRMOS経費ご契約と同時に請求書発行オプションをお申し込みのお客様にはご案内メールは送付されません。

事前準備（機能設定・利用ユーザー）

請求書WEB配信機能を利用するために、「HRMOS経費」画面にて設定が必要です。また、どのユーザーに請求書WEB配信機能を利用させるか設定します。

1. 「HRMOS経費」に管理者権限のユーザーでログインします。 [管理]タブ＞請求書をクリックします。

2.[その他設定]の[WEB配信連携]を[利用する]に設定し、ご契約後に取得したキーを[APIキー]に入力します。
※HRMOS経費ご契約と同時に請求書発行オプションをお申し込みのお客様は[APIキー]の入力は必要ありません。（すでに設定されています）

請求書以外に、伝票に添付されたファイルも併せて配信する場合は、［添付ファイル送信］を[利用する]に設定します。

添付ファイルは申請画面の［ファイル］が対象になります。※最大5件

3. 続いてWEB配信機能を利用するユーザーを設定します。
[マスター]タブ＞ユーザー＞該当ユーザー＞権限設定＞[請求書権限]タブの[請求確定]にチェックを入れます。最後に[決定]＞[登録]をクリックして完了です。
※ログイン権限がどの権限でも、本設定がされていれば利用可能です。

事前準備（請求書発行者名・メール関連の設定）

次に「請求書発行」画面で設定を行います。

1.[確定]タブ＞WEB配信をクリックします。

2.右上の三本線アイコン＞全体設定をクリックします。

3.設定項目を入力して、右下[登録する]をクリックして保存します。

請求書発行者名	ご請求先に表示される発行者名を設定します。
APIキー	編集できない項目です。
メールアドレス	配信する際の送信元メールアドレスを設定します。メールアドレスのドメインは@ekeihi.netのご利用を推奨します。推奨外のドメインを利用すると、ご請求先が使用しているメールサービス（Gmail・Outlook等）により届かない場合があります。 ※デフォルトに戻すをクリックするとsystem@ekeihi.netが反映されます。 ※請求書メールを受信できなかった場合 ①送ってしまった請求書を削除 ②請求書を新しくHRMOS経費からWEB配信に登録する ③元ドメインを@ekeihi.netに変更する ④WEB配信を再度実行する
メール送信間隔	予約した請求書メールを一斉配信するタイミングを以下条件から設定します。・毎日・毎週・毎月・9時～22時の1時間間隔 ※個別送信も可能です。手順は後述します。

4.次に請求書メールのテンプレートを用意します。右上の三本線アイコン＞テンプレート設定をクリックします。

5.新しくテンプレートを作成する場合[新規登録]をクリックします。この画面では登録したテンプレートを編集・削除が可能です。

6.メールのテンプレートを設定して[登録する]をクリックして保存します。以上で事前設定は完了です。

テンプレート名	テンプレート名を設定します。WEB配信の設定画面でのみ使用するため、ご請求先には表示されません。
Subject	メールタイトルを設定します。（最大100文字）
本文	メール本文を設定します。（最大4000文字）以下の定型文を文章中に記載することで、記載した箇所に請求先ごとの情報を自動挿入したメールを作成します。 {INVOICE_URL}：請求書のURL(文章中に必須) {PARTNER_NAME}：請求先名称（取引先マスターの[取引先名]を引用します） ※定型文は上記2点のみです。

利用方法

1.[確定]タブ＞[請求確定]の[請求書]をクリックします。

WEB配信を行いたい請求書に対して[請求確定]と[送信]にチェックを入れて[登録して出力]をクリックします。
→請求確定処理

※すでに[請求確定]を行った請求書を配信対象としたい場合、検索条件の[状態]を[確定済（未入金）]で検索をかけて、該当請求書を表示します。 [送信]にチェックを入れて[登録して出力]をクリックします。

2.[確定]タブ＞WEB配信をクリックします。

3.WEB配信される内容が一覧で確認できます。
※請求書が一覧で確認できない場合、手順1の確定操作時点で、取引先マスターの「メールアドレス」が登録されていない可能性があります。
取引先マスターにメールアドレスを登録後、確定画面の送信チェックの確定を実行すると一覧に反映されます。
※請求先は取引先マスター（取引先名、メールアドレス、メールアドレスCC）を参照

項目	内容
伝票No	伝票Noを表示します。クリックすることで送信する請求書PDFの内容を確認できます。
登録日	請求確定を行った日付です。取引先マスターに登録されている[取引先名]と[メールアドレス]が表示されます。
請求先	請求書の送信先です。
備考	伝票ヘッダーの備考欄内容です。
請求金額	請求する金額です。
公開状態	公開後に問題があった場合に自由に公開/非公開を切り替えられます。
閲覧制限	請求書の閲覧制限を設けることができます。 [制限あり]の場合、ご請求先にログイン情報登録を行っていただいたうえで、請求書の閲覧を可能とします。 →請求書の閲覧制限
PDF閲覧	送信先のユーザーが請求書PDFを確認した場合「既読」が表示されます。
メール	送信内容の登録や送信予約等ができます。
・・・	「非公開／公開」の切替、「閲覧制限」や「削除」ができます。

4.請求書に対してメール設定を行います。メール[未設定]の場合、リンク部分をクリックします。

【請求書を1通にまとめて送信する】
WEB配信は1つの請求書に対して、1通のメール配信を行いますが、以下条件に当てはまる場合、まとめて1通でメール配信を行います。
・メール送信のタイミングで、宛先・CCがすべて同じメールが 2通以上存在する
・上記のメールの文章テンプレートが同じ
・宛先になっているユーザーが、パスワード設定済みで、ログインして一覧画面を開ける状態
　※閲覧制限を設定している場合

メール画面が表示されます。

宛先（To）	取引先マスターに登録している[メールアドレス]を表示します。
宛先（CC）	取引先マスターに登録している[メールアドレスCC]を表示します。直接入力も可能です。 ※複数登録する場合はカンマ区切りで入力します。 ※カンマ区切り含め512桁まで入力可能。
テンプレート	利用したいテンプレート名を選択します。
Subject	テンプレートの内容が反映されます。編集したい場合は、テンプレート設定から行う必要があります。
本文	テンプレートの内容が反映されます。編集したい場合は、テンプレート設定から行う必要があります。
今すぐメールを配信する	クリックすると、最終確認メッセージが表示されます。[OK]をクリックすると、ご請求先に送信されます。
この内容で予約する	クリックするとメール画面が閉じ、メールのステータスが[予約中]になります。送信は事前設定した[メール送信間隔]のタイミングになります。 →事前準備（請求書発行者名、メール関連の設定）

請求書の閲覧制限

請求先担当者が請求書を閲覧する際にログイン認証を設けることができます。ログイン認証までの流れを説明します。本解説の最後にご請求先にお渡しできるマニュアルも用意しております。ぜひご利用ください。

1.請求元担当者がWEB配信画面から対象請求書に「閲覧制限する」を設定します。詳細は、「利用方法」を確認してください。

2.メール配信をします。

メール送信したとき、１通にまとまるかどうかでメール内のURLが変わります。メールのまとめて送付については「利用方法」の手順4をご確認ください。
【まとめて送付した場合】
ログインURLが送付されます。ログインすると過去分含む請求書一覧から確認できます。
※初回の場合、後述する「①初めてURLクリックした場合」の流れになります。
【1通で送付した場合】
該当の請求書のみが確認できるURLが送付されます。
※メール送信後に閲覧制限を切り替えることも可能です。

3.ご請求先が受領した請求書のURLをクリックします。

①初めてURLクリックした場合：
認証コードの入力を求められます。別途メールで送られる認証コードを入力し、[認証]をクリックします。
※以下画面で表示される操作マニュアルは、本説明最後にある「Web配信はじめてガイド」と同一の内容です。
※認証メールが受信できなかった場合、お問い合わせフォームより、メールが届かなかったメールアドレスをご記載のうえ、お問い合わせください。