支払依頼伝票の共有機能

対象機能

支払依頼機能

誰が利用できますか

・管理者・承認者・申請者

承認フローとは別に、
伝票の閲覧だけを依頼する［共有フロー］を設定することができます。
また、共有されたユーザーが閲覧した日時は証跡として残ります。

目次

• 設定手順
  • 通知メールの設定
  • 共有フローの設定
• 共有された伝票の確認方法
• 共有フローの編集
• 閲覧状況について
• QA

■設定手順

（１）通知メールの設定

共有フローに登録したユーザーが、共有された旨の通知メールを受信できるようになります。
通知メール機能の詳細は以下サポートサイトをご参照ください。
　参考：メール設定 （共通設定）
　参考：個人設定 

通知メールがシステムから送信されるタイミング

［共有フロー］の設定画面にて、
任意のユーザーを選択して［選択ユーザーを追加］ボタンをクリックすると、選択したユーザーへ即時に通知が送信されます。選択間違いにご注意ください。

また、上記に加えて、
当該の伝票に承認フローが設定されていた場合は、最終承認者が承認した際にも、共有先ユーザーへ通知が送信されます。
送信される通知メールの内容はこちらをご参照ください。

受信設定の手順

▼共通の送受信設定を、ユーザーに適用したい場合
①各ユーザーの［ユーザーマスター］にて、
　［個人情報＞メール設定］で［共通設定を使用］にチェックを入れてください。

②［管理タブ＞メール＞機能設定＞メール送受信設定］の
　［共有通知メール］を［利用する］にしてください。
　（通知メールが不要な場合は、［利用しない］にしてください）

▼送受信設定を、ユーザー自身に任せたい場合
①各ユーザーの［ユーザーマスター］にて、
　［個人情報＞メール設定］で［個人設定での変更可能］にチェックを入れてください。

②当該ユーザー自身がログインした画面で、
　［右上のアイコン＞個人設定＞メール送受信設定］にて、
　［共有通知メール受信］にチェックを入れてください。
　（通知メールが不要な場合は、チェックを外してください）

▼送受信設定のパターンを複数用意し、ユーザーによる変更を不可にしたい場合
①各ユーザーの［ユーザーマスター］にて、
　［個人情報＞メール設定］で［個人設定での変更不可］にチェックを入れてください。

②送受信の各パターンは、ユーザー毎に設定が必要です。
　Excelで一括登録操作をお願いします。
　　参考：マスター共通操作

　なお、［共有通知メール］の送受信設定は12桁目です。
　［0：受信しない］または［1：受信する］で設定してください。
　　参考：ユーザーマスター　（No.60の項目をご参照ください）

（２）共有フローの設定

共有フローを設定できるユーザー

申請者、承認者
（共有されたユーザーが、誰かを共有フローに追加したり、削除したりすることはできません）

共有フローが設定できるタイミング

・［伝票No.］が採番された後は、いつでも共有フローの設定が可能です。
・伝票は、仮登録、承認待、確定待、差戻し、完了、全ての状態で設定可能です。

共有フローの設定手順

①
起票した支払依頼伝票に［伝票No.］が採番されると、画面右上に［共有］のリンクが表示されます。ここをクリックします。

②
共有したいユーザーを選択する画面が表示されます。
画面上部の［共有先選択］がクリックされた状態で、
［氏名］［部門］［役職］項目に条件をセットして、［この条件で検索］をクリックします。
（全ての項目を空欄にして検索すると、対象ユーザーが全員表示されます）

③
共有したいユーザーをクリックして、［選択ユーザーを追加］をクリックすると、
［共有先一覧］に移動します。
（一覧から複数名をクリックして、まとめて操作することも可能です）

追加が終わりましたら、［✕］または［閉じる］で画面を閉じます。

［選択ユーザーを追加］をクリックした時点で、共有フローに登録が確定します。
伝票画面の［仮登録］をクリックしなくても、共有フローは保存されています。

共有フローにユーザーを選択する際のご注意点

共有フローに選択されるための特別な権限はありません。
そのため、権限設定が［ログイン権限：一般］［参照権限：個人］のように、
承認権限もなく、自分の伝票のみ閲覧が可能なユーザーでも、選択することが可能です。 

また、共有フローに登録されたユーザーは、共有フローから削除されない限り、いつでも閲覧可能です。閲覧期限はありません。
共有先ユーザーの登録の際は、操作にご注意ください。
誤ってユーザーを登録した場合は、共有フローから削除をしてください。

■共有された伝票の確認方法

共有フローに登録されたユーザーが、共有された伝票を確認する手順を説明します。

伝票の確認手順

▼［共有通知メール］から確認する
下図は、実際に送信される［共有通知メール］の例です。
［参照先］のリンクをクリックすると、当該伝票が表示されます。

▼HRMOS経費のTOP画面で確認する
HRMOS経費にログインした直後のTOPページにある、
［その他＞共有］の項目から確認することができます。
（TOP画面の表示時点で、自身が共有フローに含まれた伝票がない場合は、［その他＞共有］の項目自体が表示されません）

［支払依頼一覧【共有】］画面が表示されます。
共有されている伝票があれば、この一覧から確認することができます。
なお、１度でも閲覧したことがあれば［初回閲覧日時］の欄に日時が表示されます。

共有されている伝票が複数ある場合は、各伝票画面の右下のボタンで、ページ送りをすることも可能です。

▼Tips
　その他、［画面左上の三本線＞回覧/共有＞支払依頼一覧【共有】］からも、
　共有されている伝票の一覧画面に遷移することができます。
（このリンクは、共有されている伝票の有無にかかわらず表示されています）

共有状況の確認

誰に共有されていて、いつ閲覧したのか、などを確認したい場合は、
伝票右上の［共有］をクリックします。

表示された画面の［閲覧状況］をクリックすると、
共有されたユーザーと、各々の初回閲覧日時が確認できます。
（まだ閲覧したことがない場合は、初回閲覧日時が空欄になります）

▼Tips
共有されたユーザーは、
・伝票の閲覧のみ可能です。編集はできません。
・添付書類（ファイル、ワークフロー連携、請求書PDF、請求書補助書類）も、
　閲覧は可能ですが※、追加、削除、編集はできません。
※ワークフローの閲覧には別途権限設定が必要です。

■共有フローの編集

共有先ユーザーの追加

最初の承認フロー設定と同じ操作で実行できます。
伝票右上の［共有］をクリックして、任意のユーザーを追加してください。

共有先ユーザーの削除

誤って追加してしまったなどで、共有フローからユーザーを削除したい場合の操作です。
共有フローの設定画面にて、
［共有先一覧］から当該ユーザーをクリックして選択し、［選択ユーザー削除］をクリックして完了です。
（一覧から複数名をクリックして、まとめて削除することも可能です）

以上で、共有フローから削除されたユーザーは当該伝票を閲覧することができなくなります。
（共有フロー以外の閲覧権限が付与されている場合を除く）
共有通知メールには伝票のURLが表示されていますが、アクセスしてもエラーとなります。

▼ご注意点
　［共有先一覧］に追加されている時点で、当該ユーザーは伝票が閲覧できる状態となります。　
　共有フローから削除された後は閲覧できなくなりますが、
　削除するまでに既に閲覧されていなかったかなどは、以下の［閲覧状況について］をご参照ください。

■閲覧状況について

共有フローをご利用頂く際は、
共有先ユーザーの状況把握のために［閲覧状況］をご活用ください。

▼閲覧状況の仕様
・共有先ユーザーが、初めて伝票を表示した時点で［初回閲覧日時］が残ります。
・共有先ユーザーが登録（追加）された場合は、［追加日時］が残ります。
・共有先ユーザーが削除された場合は、［削除日時］が残ります。
　（削除前に記録されたその他のログも残ります）
・追加と削除を繰り返した場合は、最新の日時が表示されます。

■QA