対象機能
全般
誰が利用できますか
管理者・承認者・申請者
概要
HRMOS経費では様々なファイルを伝票に添付することができます。
ファイルの種類は、
・電子取引証票ファイル
・スキャナ保存ファイル
・領収書ファイル
・添付ファイル
があり、登録方法や管理機能が異なります。 各ファイル管理の特徴をご案内します。
目次
Q.スキャナ保存ファイルのオプションを契約していますが、「領収書ファイル」も使用する必要がありますか？
ファイルの種類
各ファイルの種類を簡単に解説します。操作手順の詳細は各サポートサイトをご確認ください。
【電子取引証票ファイル】
電子データで受領した証票を管理します。 電子取引（電子帳簿保存法適用）としての保存が義務付けられています。
本システムの「電子取引証票証票ファイル管理」では
①電子メールによるPDFファイル等の受領
②HPからデータをダウンロードすることでの受領
したデータファイルを取り扱います。
証票区分として「領収書」「請求書」「請求書補助書類」「その他」を選択できます。
→電子取引証票ファイル管理
【スキャナ保存ファイル】
「スキャナ保存ファイル」はオプション機能です。別途ご契約が必要です。
紙で受領した証票を複合機によるスキャニング、もしくは「HRMOS経費アプリ」「HRMOS経費 領収書撮影アプリ」 から撮影した電子データを管理します。
電子帳簿保存法にしたがって紙の領収書を電子データで保管する運用を行いたい場合にご検討ください。
※従来通り紙のままで保管し、システム上では回覧のみ行う運用を行いたい場合、
後述する「領収書ファイル」にて管理いただきます。
証票区分として「領収書」「請求書」「請求書補助書類」を選択できます。
→スキャナ保存ファイル管理
【領収書ファイル】
紙で受領した証票を複合機によるスキャニング、もしくは「HRMOS経費アプリ」「HRMOS経費 領収書撮影アプリ」から撮影した電子データを管理します。
「領収書ファイル管理」では電子帳簿保存法の適用対象となりません。ご注意ください。
※電子取引のみ本システムで電子帳簿保存法の適用対象とする場合、 （本システム上で電子取引の証票のみを保管する運用）誤って領収書ファイルに登録することがないようご注意下さい。
※スキャナ保存機能が無効（[管理]タブ＞電子帳簿保存＞[電子帳簿（スキャナ保存）利用設定]の各機能設定が無効） である場合のみ、領収書ファイルを伝票に利用可能
→領収書ファイル管理
【添付ファイル】
伝票のヘッダーにファイルを添付できます。 伝票の内容を補足するような資料を添付するなど用途は自由です。 「添付ファイル」は電子帳簿保存法の適用対象となりません。ご注意ください。
→添付ファイル
ファイルの違い
| 電子取引証票 ファイル |
スキャナ保存 ファイル |
領収書ファイル | 添付ファイル | |
|---|---|---|---|---|
| 電子帳簿保存法に 適用しているか |
適用 | 適用 | 適用外 | 適用外 |
| 標準機能か | 標準機能 | オプション機能 | 標準機能 | 標準機能 |
| 領収書AI-OCR の読み取り |
〇 | 〇 | 〇 | × |
| 請求書AI-OCR の読み取り ※オプション機能 |
〇 | 〇 | - | × |
| 管理画面 | 画面左上の三本線アイコン＞電子取引証票ファイル管理 | 画面左上の三本線アイコン＞スキャナ保存ファイル管理 | 画面左上の三本線アイコン＞領収書ファイル管理 | 添付のある伝票ごとに確認 |
証票の格納先は「スキャナ保存ファイル」オプションの利用有無によって変わります。
よくあるお問い合わせ
Q.ファイルの登録先を間違えました。電子帳簿保存法の観点から問題ないでしょうか？
（例）電子取引証票ファイルにスキャナ保存ファイルを登録
A.HRMOS経費上で電子帳簿保存法の要件を満たすことができないため、ファイルは正しい管理方法でご利用ください。誤った登録をされた場合は、再登録を行ってください。
【要件を満たさない状況】
（要件）電子取引ファイル：受領時点で電子データでないといけない
→紙で受領した証票をスキャン→電子取引ファイル管理に保存すると上記を満たさない
（要件）スキャナ保存ファイル：画像情報(解像度、色等)が必要
→電子取引ファイル管理に保存した時点で画像情報は読み取らないため上記を満たさない
※製品上である程度要件を満たすような制限を設けてはおりますが、 例えば、
・発行元が紙をスキャンしてデータで送付 → 電子取引として処理すべきだが、画像情報あるため、スキャナ保存も可能になる
・発行元が作成時点でデータのものをデータで送ってくる → 電子取引として処理
など発行元が証票ファイルを渡してきた時点で元が紙だったのか電子データだったかにつきましてはHRMOS経費上で判定できかねるため、正しい管理方法でご利用ください。
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Q.スキャナ保存ファイルのオプションを契約していますが、「領収書ファイル」も使用する必要がありますか？
A.使用する必要はありません。スキャナ保存のご契約がなく、紙で証票を受領した場合に「領収書ファイル」をご利用いただきます。
「領収書ファイル管理」を非表示にされたい場合、 [管理]タブ＞利用中の機能すべて「交通費精算」「出張申請・出張精算」「海外出張申請・海外出張精算」「経費申請・経費精算」＞[領収書添付利用]を[利用しない]に設定します。